Kassesystem accelererer forretningsprocesserne hos Tampere-talo

Tampere-talo blev etableret i 1987 er et stort og lyst kultur- og konferencecenter, som ligger i hjertet af Tampere, Finlands tredjestørste by. I begyndelsen af 2023 igangsatte Tampere-talo et projekt til fornyelse af deres kassesystem.

Projektets baggrund

Udgangspunktet for Tampere-talo's kassesystemprojekt var et omfattende IT-projekt. Man søgte den bedste, samlede løsning til at understøtte stedets forskelligartede forretning, der dækker alt fra billetsalg til events, restaurantdrift og alt derimellem. Projektet var strategisk afgørende for hele stedet.

Det gamle kassesystem (POS system), der blev brugt på Tampere-talo, opfyldte ikke længere de skiftende behov i forretningen. Eksternt påvirkede dets mangler evnen til at betjene kunder på det krævede niveau og påvirkede dermed kundetilfredsheden. Internt led effektiviteten og produktiviteten, fordi mange opgaver blev udført manuelt, og ændringer måtte laves hos systemleverandøren.

Baseret på disse faktorer var målet med projektet at forbedre effektiviteten i arbejdet osamtlikviditetsstyringen gennem automatisering.

Derudover indgik andre indflydelsesrige faktorer i projektet, herunder det nordiske Swan Ecolabel, som Tampere-talo ejer, og som sigter mod at øge digitaliseringsniveauet. Ligeledes blev projektet betydeligt påvirket af kravet om, at kassesystemet også skulle fungere for begivenheder uden for stedet.

En kunde bestiller mad ved maddisken i Tampere-talo.

Projektets mål

De mål, der blev fastsat for kassesystemets projekt, var som følger:

Forenkling af IT-platforme og en bredere evne til at betjene egne systemer
Evnen til at bruge kassesystemet uafhængigt af placering
Opdaterede og gennemsigtige rapporter, der er let tilgængelige
Reduceret manuelt arbejde og minimering af menneskelige fejl (datanøjagtighed)
Jævn integration og datatransaktioner mellem systemer
Stigning i arbejdsproduktivitet
Sikring af finansiel forretningslevetid og omkostningseffektivitet

Solteq Commerce Cloud kassesystem og nye kasseapparater øger produktiviteten

Tampere-talo valgte Solteq som leverandør af kassesystemet, og Solteq Commerce Cloud opfyldte alle kravene fra Tampere-talo.

Projektet begyndte med en grundig gennemgang og kortlægning af Tampere-talo's forskellige forretningsprocesser, som derefter blev sammenlignet med funktionerne i Solteq Commerce Cloud kassesystemet. Nogle processer blev tilpasset for at gøre dem mere effektive og dermed forbedre arbejdet yderligere.

Integrationer spillede en betydelig rolle i projektets implementering. Tampere-talo's Procountor-regnskabssystem amt alle rapporteringssystemer blev integreret i kassesystemet. s

Vigtigst af alt var integrationen af Lippu.fi billetsystemet også en del af projektet. En integration der nu har et standardinterface i Solteq Commerce Cloud. Billetsystemet indeholder et stort antal produkter med forskellige produktvarianter og rabattyper. Mængden af data der overføres er betydelig, og skulle overføres nøjagtigt uden forsinkelse fra det ene system til det andet. Dette gjorde testfasen til en tidskrævende og omhyggelig proces. Eksterne faktorer som Tampere-talo's travle billetsæson og Tampere Filharmoniske sæsonbilletsalg påvirkede også projektets fremskridt.

Hanna Struppe, produktchef fordet interne billetsalgsystem hos Lippu.fi, beskriver den implementerede integration af billetsalgsystemet som følger: "Ønskede billetter kan nemt vælges i billetsalgsystemet, og informationen overføres direkte til kassesystemet. Dette sparer tid i billetsalget, og sansynligheden for fejl mindskes. Vi tror, at mange andre arrangementarrangører kan drage fordel af denne integration."

"Vi har haft fornøjelsen af at arbejde sammen med Tampere-talol i mange år nu. Solteq var en ny partner for os, og vi blev behageligt overrasket over forløbet af projektet. Solteq håndterede hele projektet godt og forstod detaljerne i billetsalgsbranchen," tilføjer Struppe.

Moderne kasseapparater til betalingssteder

Mens Tampere-talo fornyede kassesoftwaren, erstattede de også deres kasseapparathardware og introducerede moderne kasseapparater med tilbehør. Generelt opererer Tampere-talo nu med tre typer hardware: standard betalingsterminaler, tabletbaserede kasseapparater (der tillader operationer uden for stedet) og mobile kasseapparater (lobbytjenester, restauranttjenester og eksterne transaktioner. Systemet tillader med sine nye enheder arbejde uafhængigt af placering.

Personale aktivt involveret i ændringen

Projektet varede i alt fem måneder. Personalet på Tampere-talo var oprigtigt engageret og ivrige efter at udvikle processer og efter at forbedre arbejdets forløb. Ansvarsområder og opgaver blev tydeligt defineret inden for projektet, og hver part, både Tampere-talo's eget personale og eksterne leverandører, sikrede en gnidningsløs fremgang inden for deres respektive ansvarsområder og den fælles tidsplan.

En koncert arrangeret i Tampere-talo, hvor bandet spiller på scenen.

Vurdering af opnåelse af mål

✔ Salg uafhængigt af placering: Kassesystemet, med sit moderne udstyr, muliggør salg uafhængigt af placering. Betydelige fordele er opnået, især på restaurantområdet, takket være de nye enheder.

✔ Øget digitaliseringsgrad: Som følge af projektet opnåede Tampere-talo sit mål om digitalisering og bevægede sig nærmere næsten papirløse operationer.

✔ Øget produktivitet: Mange opgaver blev effektivt strømlinet, og processer blev afklaret.

✔ Nøjagtighed af data og klarhed i rapportering: Realtidsinformation er let tilgængelig og centraliseret.

✔ Mere in-house kontrol over IT-systemer: I dag ligger kontrollen mere i Tampere-talos egne hænder; de kan nu selv udføre opgaver, der tidligere krævede hjælp fra en systemleverandør.

✔ Billetsalg: Alle tidligere anvendte funktioner blev også integreret i det nye kassesystem. Rapportering blev afklaret.

Samlet set er de mål, der blev fastlagt af virksomheden for dette projekt, blevet opnået, og systemet er blevet implementeret gnidningsløst. Næste skridt er at fortsætte med yderligere udvikling. Planen inkluderer integration af yderligere systemer, da stedets Enterprise Resource Planning (ERP) -system også planlægges integreret i fremtiden. Automatisering af fakturering står også på dagsordenen for den fremtidige udvikling.