Mitä on PIM? – kolme steppiä onnistuneeseen tuotetiedonhallintaan

Tuotetiedonhallinta, tuttavallisemmin PIM, on tämän hetken kuuma puheenaihe lähes kaikkialla. Moni yritys miettii, kuinka saada tuotetiedosta parhaat hyödyt irti saaden se tukemaan monipuolisesti tuotedataa hyödyntäviä toimintoja ja prosesseja. 

Tuotetiedonhallintajärjestelmiä (PIM-järjestelmä) on markkinoilla valtava määrä. Niiden lähestymistapa ja ominaisuudet eroavat merkittävästi toisistaan. Mistä sitten tietää, mikä niistä on omalle organisaatiolle se oikea lähestymistapa ja järjestelmä?

Steppi 1. Lähestymistapa

Tapa tarkastella tuotetiedonhallintaa ei saisi olla liian tekninen, sillä se saattaa rajoittaa järjestelmästä saatavia liiketoimintahyötyjä merkittävästi. Eri PIM-järjestelmissä painotetaan eri asioita ja tämän vuoksi lähestymistavan problematiikkaan olisi hyvä olla liiketoiminnallinen. Näin itse tuotetiedonhallintajärjestelmä ei rajaa pois tärkeitä liiketoiminnallisia tarpeita ja vaateita, joilla ratkaistaan tärkeitä ongelmakohtia tuotetietoon ja sen rikastusprosessiin liittyen.

Parhaimmillaan tuotetiedonhallintajärjestelmällä tuotetaan moninaisia liiketoimintaetuja kilpailijoihin nähden, joten ymmärrys liiketoiminnasta ja sen prosesseista on avainasemassa PIM–järjestelmää käyttöönotettaessa. On kyettävä tunnistamaan suurimmat ongelmakohdat nykyprosesseissa sekä se, mihin tuotetiedon kanssa halutaan tulevaisuudessa päästä. Tuotteisiin liittyvä informaatio liittyy lähes kaikkiin yrityksen toiminta–alueisiin, joten sen tehokas hallinta on yrityksen liiketoiminnan ytimessä. Juuri tästä syystä lähestymistavan tulisi olla liiketoimintalähtöinen ja projekteissa edetä sen prinsiipin mukaisesti.

Steppi 2. Esiselvitys & liiketoiminnallinen määrittely

Paras tapa aloittaa PIM–projekti on tehdä esiselvitys ja ylätason liiketoiminnallinen määrittely, joissa käydään perusteellisesti läpi tuotetiedon nykyprosessit ja suurimmat ongelmakohdat. Seuraavaksi tehtävälistalla on selvittää tuotetietoon liittyvä tulevaisuuden tahtotila ja liiketoiminnalliset tavoitteet. Prosessien tehostaminen ja selkeän workflown määrittely on avainasemassa tarpeita kartoitettaessa. 

Liiketoiminnan ja PIM–järjestelmän sopusoinnun kannalta tuotetiedon tietomalli on tärkeimpiä kohtia, joilla taataan PIM–järjestelmän onnistunut käyttöönotto. Näiden työpajojen lopputuloksena on selkeä esitys liiketoiminnan tahtotilasta ja tavoitteista sekä teknisempi dokumentaatio järjestelmän valintaa ohjaamaan. 

Lopputuotoksesta tulee selkeästi ilmentyä liiketoiminnalliset asiat, joihin PIM–järjestelmä tuo selkeää etua ja parannusta. Kun tämä työ on kunnolla tehty, on aika valita teknologia. Liiketoiminnan tarpeet ohjaavat valitsemaan markkinoilta omalle organisaatiolle parhaiten sopivan ratkaisun.

Steppi 3. Järjestelmän ja kumppanin valinta

Markkinoilla on valtava määrä ratkaisuita, joten valinta ei ole helppo. Tässä haastavassa teknologiaviidakossa auttaa liiketoiminnan lähtökohdista toteutettu esiselvitys. Lopputuotoksena esiselvityksessä usein suositellaankin yrityksen tarpeisiin parhaiten sopivaa järjestelmää. 

Teknologian lisäksi on tärkeää löytää oikea kumppani toteutukseen. Pelkkä tekninen ymmärrys valittavasta järjestelmästä ei riitä, sillä sen onnistunut käyttöönotto vaatii teknologisen huippuosaamisen lisäksi asiakasyrityksen liiketoiminnallista ymmärrystä. Näin syntyy usein pitkäaikainen ja hedelmällinen kumppanuus, jossa PIM–kumppani tuottaa jatkuvaa lisäarvoa antamalla pro-aktiivisesti parannusehdotuksia tuotetietoon liittyen. Vahvan kumppanuuden kautta yritys saa aina parhaat edut valitsemastaan järjestelmästä. 

On hyvä muistaa, ettei PIM–projekti ole vain pelkkä käyttöönottoprojekti, jonka jälkeen maailma on valmis. Tuotetietoon liittyvä tekeminen on jatkuvaa työtä järjestelmän hyödyntämisessä sekä liiketoimintaprosesseja parannettaessa, mikä tukee yrityksen liiketoimintaa ja parantaa asiakaskokemusta kaikissa kanavissa.