Takaisin
Blogi
Toimistokaappimme pursuaa käytöstä poistettuja konttoritarvikkeita. Itsekin nostin sinne pätkivän hiiren ja jalkapuolen näppäimistön. Sama alitajuinen ”ehkä tätä vielä joskus tarvitsee” -tunne vaivaa meitä myös digimaailmassa.
Fyysisten esineiden lisäksi aika ajaa ohi myös tietojärjestelmistä. Yksittäiset raportit, mittaristot tai edes raportointialustat eivät tee tässä poikkeusta.
On tavallista, että uuden toteutuksen yhteydessä vanhakin rakennelma ajatellaan jättää hetkeksi uuden rinnalle. Resursseja kuluttavan systeemin viimeinen hetki muuttuu viikoiksi, kuukausiksi ja lopulta vuosiksi. Jos joku vielä joskus tarvitseekin jotain.
Älä jää mahdollisen käyttötarkoituksen ansaan
Raportointipalvelun, palvelimen tai vaikkapa tietokannan sulkeminen ei toimenpiteenä ole ongelma. Silti ratkaisevat peliliikkeet uhkaavat jäädä tekemättä. Ei ole mutkatonta selvittää, onko järjestelmällä esimerkiksi joku tunnistamaton käyttötarkoitus.
Uuden järjestelmän käyttöönotto nostaa esiin vastaavia kysymyksiä. Ottivatko kaikki uuden systeemin käyttöön vai kävivätkö vain kokeilemassa? Käytetäänkö kaikkia uusia raportteja vai vain osaa? Milloin, ketkä ja miten usein? Millä päätelaitteilla?
Ilman vastauksia sekä vanhaa että uutta on vaikea hallita. Onneksi useat järjestelmät synnyttävät tarvittavaa tapahtumatietoa lokitiedostoihin ja tietokantoihin. Niiden esiin saaminen kuitenkin vaatisi oman pienen raportointiprojektin, jota ei varsinkaan vanhan ratkaisun kohdalla mielellään aloiteta.
Mikä neuvoksi? Ratkaisun alasajo kruunalla, säilyttäminen klaavalla – vai voisiko päätöksen tehdä toisin?
Power BI antaa tarvitsemasi vastaukset
Muistelun, arvelun ja turhan varautumisen sijaan raportoinnin elinkaareen liittyvät päätökset voi ja kannattaa perustaa faktoihin. Tässä edistyneimmät raportointi- ja analysointipalvelut tarjoavat apua.
PowerBI.com-palvelun perusratkaisu tarjoaa monitorin yksittäisten tietomallien, koontinäyttöjen ja raporttien käyttötilastoihin. Palvelussa työtilojen käyttötietoraportointi viimeiseltä kolmelta kuukaudelta on sisäänrakennettuna ominaisuutena. Sen saat käyttöösi helposti vain muutamalla klikkauksella.
Tarvittaessa ratkaisun voi vielä kustomoida. Valmista mallia ja eri visualisointeja hyödyntämällä omaan tarpeeseen sopiva käyttötietoraportti valmistuu käden käänteessä. Oletusraportin voi tallentaa kopioksi työtilaan ja muokkaustilassa tarjolla on käyttötiedot sisältävä valmis datamalli. Poistamalla siitä raporttitason DashboardGuid-rajauksen saat koko työtilaa koskevan informaation samaan raporttiin.
Omien kokemuksieni mukaan käytössä olevan järjestelmän käyttäjämäärien arviointi näppituntumalla osuu kohdilleen harvoin. Niissäkin raporttien runsas mobiilikäyttö tuli itselleni pienenä yllätyksenä. BI-palvelun tarjoamaan tietoon pohjautuvassa toiminnassa taas myös huoltokatkon pystyy ajoittamaan todelliseen hiljaiseen hetkeen. Huomaan senkin, jos käyttöönottovaiheen testiryhmästä joku eksyy tuotantoversion ilmestyessäkin käyttämään vielä testiversiota.
BI-palvelun avulla homma pysyy hanskassa ja digiympäristö tyhjänä turhasta roskasta, mutta miten toimia sen toimistokaapin kanssa?
Muistini mukaan en koskaan työurani aikana ole ollut tilanteessa, jossa olisin kipeästi kaivannut puolikuntoista työvälinettä. Rikkoutuneiden IT-työkalujen oikea paikka lienee elektroniikkaroskis. Älä säilytä romua kaapissa, vaan panosta toimiviin uusiin ratkaisuihin.