Raportoiko liiketoimintasi data historiaa vai ennustaa tulevaisuutta?

Monella meistä on kokemusta tulossa olevasta myyntipalaverista, johtoryhmästä, hallituksen kokouksesta tai muusta vastaavasta tilanteesta, jossa omasta vastuualueesta tai liiketoiminnasta tulee antaa tilannekatsaus. Mutta olemmeko ajautuneet tilanteeseen, jossa teemme raportteja vain raportoimisen vuoksi sen sijaan, että miettisimme, mitä oikeastaan raportoimme ja mitä luvut ja informaatio meille kertovat?

Useimmiten raportoinnissa keskitytään liikaa menneen ajan läpikäyntiin ja etsitään syitä ja seurauksia tapahtuneeseen. En väheksy historiadatan tärkeyttä, mutta sen lisäksi meidän tulisi myös miettiä, mitä voimme tuloksista oppia ja miten niitä voidaan hyödyntää tulevissa johtamisen käytännöissä. Parhaimmillaan raportoinnin avulla johdetaan liiketoiminnan ennustettavuutta sekä tehdään johtamisen kannalta merkittäviä ja tarpeellisia muutoksia.

Liiketoiminnan kehittämisen ja ennustettavuuden kannalta ei myöskään riitä, että tapahtumat ja luvut käydään kootusti läpi vain kerran kuukaudessa nopeasti tehdyn raportin pohjalta. Raportoinnin läpikäymisen tulisi olla osa arkipäivää ja valjastaa organisaation data hyödyntämään jokapäiväistä johtamista.

Jokaisessa organisaatiossa on useita eri toimintokohtaisia tietojärjestelmiä, jotka tuottavat suuren määrän hyödynnettävää dataa. Omassa työssäni olen usein kohdannut tilanteita, joissa raportointia käsitellään liian toimintokohtaisesti sen sijaan, että linkitettäisiin eri johtamisprosesseja toisiinsa. Esimerkiksi myynti raportoi myynnin kokonaislukuja ja talous liikevaihtolukuja, vaikka näiden yhdistäminen tuottaa parempaa ennustettavuutta tulevan liikevaihdon muodostumisesta.

Dataa hyödyntäviä BI- ja raportointihankkeita on tällä hetkellä meneillään huimat määrät. Markkinoilla pyörivät AI, Machine Learning, IoT ja robotiikkaan liittyvät termit. Liian usein raportointihankkeista muodostuukin teknologiahankkeita, joita ohjaavat enemmän tekniset valinnat kuin liiketoiminnan johtamisen tarpeet. Vaikka edellä mainitut automatisoivat toimintoja ja tiedon käsittelyä, on ihmisen vastuulla johtaa ja varmistaa tiedon oikeellisuus sekä oikea-aikaisuus. Organisaatiossa olevan datan ja tietojärjestelmien tehtävä on tukea tätä, ei päinvastoin.

Vinkit raportoinnin hyödyntämiseen ennustavan johtamisen apuna:

1. Määrittele organisaatiosi osalta ennakoivat johtamismallit pelkän raportoinnin sijaan.
2. Kuvaa, mitä dataa organisaatiosi tuottaa sekä miten tärkeimmät tiedot visualisoidaan ja tarjoillaan eri toimintojen ja kokonaisjohtamisen tueksi.
3. Varmista, että ymmärrät, mitä data sinulle kertoo ja toimi sen mukaan.
4. Johda jatkuvaa asiakasarvon lisäämistä ja sisäisen tehokkuuden parantamista.
5. Muista, että historiaa emme voi muuttaa, mutta tulevaisuuteen voimme vaikuttaa.

­­­­­­­­­­­­­­­­­Me Solteqissa olemme päivittäin mukana hankkeissa, joissa tavoitellaan sisäisen tehokkuuden parantamista sekä jatkuvaa asiakasarvon kasvattamista raportoinnin avulla. Analysoimme esimerkiksi asiakkaan käyttäytymistä verkkopalveluissanne sekä visualisoimme merkittävää määrää informaatiota käsiteltävämpään muotoon ja luomme näistä ennustemalleja.

Ota yhteyttä, niin autamme sinua saamaan datastasi enemmän irti.

Juha Rokkanen
juha.rokkanen@solteq.com