Energia- ja vesitoimialan julkiset hankinnat: miten vältät sudenkuopat?

Julkiset hankinnat ovat julkisille energia- ja vesitoimialan organisaatioille kriittinen keino hankkia tarpeellisia tavaroita, palveluita tai rakennusurakoita. Prosessi on kuitenkin monivaiheinen ja täynnä haasteita, joiden onnistunut hallinta varmistaa hankinnan tehokkaan läpiviennin ja voi tuoda merkittäviä etuja. Tässä asiantuntijakirjoituksessa käsittelemme mitä yhtiöiden tulisi ottaa huomioon julkisten hankintojen suunnittelussa ja toteutuksessa.  Kirjoituksessa pureudutaan hankintaprosessin keskeisiin vaiheisiin, tyypillisiin sudenkuoppiin ja siihen, miten hankintoja voidaan tehostaa tulevaisuutta varten.

Julkiset hankinnat: mitä ne oikeastaan ovat?

Lakia julkisista hankinnoista sovelletaan vain kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Hankittava kokonaisuus on aina ratkaisu johonkin haasteeseen, jota yhtiö ei voi tai halua ratkaista omilla resursseillaan. Kyseessä voisi olla esimerkiksi analyysin perusteella tehty päätös asiakaspalvelun ulkoistamisesta vastauksena organisaation tarpeeseen tehdä omasta liiketoiminnasta ydinprosesseihin keskittyvää. Järjestelmäpuolella tehdään myös säännöllisesti isompia, kynnysarvot ylittäviä hankintoja, kuten toiminnanohjausjärjestelmän toimitus. Lisäksi suuret tuotantolaitoksiin ja vaikkapa sähköverkkoon liittyvät laitetoimitukset ja asennusurakointi ovat myös arkipäivää energiayhtiöissä. Vesiyhtiöissä taas vedenkäsittelylaitokset muodostavat ison osan hankinnan kokonaisuudesta.

Julkisessa hankinnassa on monta vaihetta, joissa voi onnistua tai epäonnistua useasta tekijästä riippuen. Vaiheet ovat karkeasti ottaen seuraavat:

☑️ Markkinakartoitus ☑️ Alustava tarjouspyyntö ☑️ Alustavat tarjoukset ☑️ Neuvottelut ☑️ Tarjouspyyntö ☑️ Lopulliset tarjoukset ☑️ Hankintapäätös ☑️ Sopimus ☑️ Käyttöönottovaihe

 Julkisen hankinnan vaiheet

Oikein tehtynä prosessin edetessä ymmärrys liiketoiminnan tarpeista ja reunaehdoista kirkastuu, ja tavoitteet muuttuvat realistisemmiksi. Seuraavaksi käsittelemme  huomioita ja vinkkejä hankinnan onnistuneesta läpiviennistä. 

1. Varmista tarvittava osaaminen ja selkeät pelisäännöt

Ennen hankittavan palvelun tai ratkaisun laajuuden ja vaatimusten määrittelyä, kokoa yhteen oikeat asiantuntijat omasta organisaatiostasi. Käytä tarvittaessa ulkopuolista apua tai sparraa verrokkiyhtiöiden kanssa, mikäli et tunne alan parhaita käytäntöjä ja tyypillisiä ratkaisuvaihtoehtoja. Hankkeen organisaatiolla tulee olla aihepiirin tuntemusta, käsitys julkisen hankinnan koukeroista, ja vahva tahto edistää tilaajan etua parhain tavoin. Sopikaa lisäksi selkeistä ja läpinäkyvistä kommunikointitavoista asiantuntijoiden kesken. Näin varmistat, että hankitaan aidosti liiketoimintaa tukeva kokonaisuus, vaatimuksiin nähden sopivilla ehdoilla ja tavoiteaikatauluista kiinni pitäen.

2. Tunnista kriittiset prosessit

Vaatimuksia määriteltäessä tunnista kriittisimmät liiketoimintaprosessit ja toiminnot, joihin hankittava ratkaisu tuo muutoksia ja toisaalta välttämättömiä kehityksiä nykytilanteeseen nähden. Kuvaamalla hankinnan alkuvaiheissa kriittisimmät prosessit rautalangasta vääntäen, niiden ympärille hahmottuu keskustelujen myötä tarkentunut käsitys hankittavasta kokonaisuudesta. Prosessikuvista on tällöin helppo tunnistaa esimerkiksi järjestelmät ja palveluntarjoajat, joihin prosessin muutoksilla on vaikutusta. Luo ymmärrys muutoksen perusteista, tavoitteista ja vaikutuksista. Prosessityötä koskevassa blogissamme käsittelimme prosessikuvausten merkitystä. Laadukkaasti tehdyt kuvaukset tukevat liiketoiminnan ylläpitoa ja kehitystä myös hankkeen jälkeen.

3. Tee yhteistyötä tarjoajien kanssa

Muista, että ratkaisun käyttöönotto ja/tai palveluvaihe tehdään yhteistyössä palveluntarjoajan kanssa. Jo hankintavaiheessa on hyvä olla kohtuullinen mm. aikatauluja laatiessa, ja huomioida myös tarjoajan näkökulma. Valmistele hankedokumentaatio huolellisesti, pyydä kommentteja, ja käy vuoropuhelua hankintaprosessin suomien mahdollisuuksien puitteissa. Valmistaudu muuttamaan hankinnan laajuutta ja ehtoja toimittajien ehdotusten perusteella. Eikä sovi unohtaa myöskään hankekokonaisuuteen liittyviä kolmansia osapuolia palveluineen ja järjestelmineen: kokonaisvaltainen kumppanien hallinta proaktiivisesti viestimällä mahdollistaa esimerkiksi integraatioihin liittyvien rajoitteiden tunnistamisen, ja kumppanien resurssien varaamisen hyvissä ajoin ennen varsinaista käyttöönottovaihetta.

Kohti onnistuneita hankintoja

Energia- ja vesitoimialan julkiset hankinnat ovat erinomaisia mahdollisuuksia tehostaa prosesseja, parantaa palvelun laatua ja edistää organisaation strategisia tavoitteita. Onnistuminen vaatii huolellista suunnittelua, yhteistyötä ja jatkuvaa oppimista. Hyvä hankintaprosessi ei ole vain yksi onnistunut projekti – se luo pohjan pitkäjänteiselle kehitykselle ja kestäville tuloksille.

Jos haluat lisätietoa tai sparrausta hankintaprosessien kehittämiseen, ota rohkeasti yhteyttä! Autamme sinua muuttamaan hankintaprosessit kilpailueduksi ja tukemaan organisaatiosi menestystä pitkällä aikavälillä.

Solteq Utilities Consulting – Energia- ja vesitoimialan asiantuntija- sekä projektipäällikköpalvelut

Järjestelmä- ja palveluhankinnat ovat meille tuttuja useiden onnistuneiden hankkeiden kautta. Tunnemme toimialojen prosessit kuin omat taskumme, jonka myötä pystymme tehostamaan organisaatioiden toimintaa ja selkeyttämään vastuita. Kattavalla prosessi- ja hankintaosaamisella pystymme vastaamaan yhtiöiden tarpeisiin ja varmistamaan liiketoiminnan kannalta parhaan mahdollisen lopputuloksen.

Kaipaatko uutta näkemystä tai sparrausta liiketoimintasi haasteisiin? 👉 Varaa maksuton konsultaatio täältä >