Takaisin
Blogi
Miltä kuulostaisi asiantuntijaorganisaatio, jonka tavoitteet on auki kirjattu, ydinprosessit kuvattu tietovirtoja myöten ja toiminta tehty läpinäkyväksi asiantuntijoiden yhdessä suunnittelemien mittaristojen sekä dashboardien avulla? Meidänkin mielestämme tuo kaikki kuulosti ponnistelujen arvoiselta ja niinpä päätimmekin tehdä ajatuksesta totta omassa organisaatiossamme. Tässä blogikirjoituksessa kuljetaan läpi meidän polkumme kohti dataohjautuvuutta ja lisäksi pohditaan, miksi liiketoiminnan hahmotus ja kokonaisuuksien ymmärtäminen ovat dataohjautuvuuden kannalta niin olennaisia asioita. Periaate pätee ja menetelmä toimii, olipa kyseinen asiantuntijaorganisaatio sitten konsultointiyksikkö tai vaikka energiayhtiö.
Monille tuttu lähtötilanne
Lähtötilanne oli meidän esimerkkitapauksessamme varmastikin hyvin tyypillinen. Liiketoiminta rullasi totuttuun tapaan. Toiminnan seurannassa hyödynnettiin järjestelmien raportteja ja tarvittaessa tietoja koostettiin myös PowerPointeihin ja dokumentteihin eteenpäin tiedotettavaksi. Prosesseja oli kuvattu, mutta tiettyjen järjestelmien käyttötavat perustuivat osin tottumuksen kautta hyviksi havaittuihin menetelmiin, eikä yhteisiä datan laadun periaatteita ollut kaikilta osin kirjattu auki.
Liikkeelle perusasioista
Työssä lähdettiin liikkeelle pitkän tähtäimen valinnoista ja tavoitteista. Näiden perusteella tunnistettiin kaikkein tärkeimmät liiketoiminnan osa-alueet, joita sitten purettiin auki tarkemmin. Tässä vaiheessa täydennettiin myös järjestelmäkarttakuvausta sekä sen sisältämien järjestelmien roolikuvauksia. Liiketoimintaprosessien kuvauksia vietiin uudelle tarkkuustasolle ja samalla datapääomat otettiin haltuun määrittämällä prosessien tietovirrat sekä keskeiset käsitteet ja entiteetit. Tässä kohtaa prosessityöhön liittyvät keskustelut muuttuivat todellakin silmiä avaavaksi ja oli mielenkiintoista huomata, kuinka monenlaisia käsityksiä esimerkiksi tietojen kirjaamiseen liittyen asiantuntijoilla eri tilanteissa saattoikaan olla. On helppoa todeta oppikirjamaisesti, että on tärkeää kiinnittää huomiota datalaadun varmistamisen menetelmiin jo tiedon varsinaisella luomishetkellä. Huomattavasti haasteellisempaa on viedä tuo ajatus käytäntöön saakka. Me päädyimme prosessityössämme käyttämään kuvaustapoja, joista syntyi samalla menetelmä datalaadun periaatteiden sopimiseen ja kirjaamiseen käytännössä.
Sitä saat, mitä mittaat
”Sitä saat, mitä mittaat” on lausahdus, joka toimii sekä hyvässä että pahassa. Me halusimme välttää jälkimmäisen, joten varsinkin keskeiset KPI-mittarit valittiin ja määritettiin tarkkaan harkiten. Tämän lähtökohdan myötä itseasiassa kävi niin, että aivan aluksi määritetyt KPI:t koskivat kaikki tavalla tai toisella henkilöstö- ja asiakaskokemusta. Jälkikäteenkin ajatellen tuo oli meidän tapauksessamme oikea valinta. Asiantuntijaorganisaatio kun on parhaimmillaan enemmän kuin osiensa summa ja motivoituneisuus sekä positiivinen yhteistyö ovat juuri niitä asioita, jotka voivat toimia summan kertoimina mahdollistamassa tuon matemaattisesti mahdottomalta kuulostavan yhtälön. Asiakaskokemuksen mittaaminen yhteistyön eri vaiheissa taas osaltaan todentaa keskeistä arvoamme ja lupaustamme työskennellä aina asiakkaan parhaaksi.
Muiden keskeisten mittareitten määrittämistä varten palasimme toimintamme ytimen määritelmään sekä strategiamme valintoihin. Näihin perustuen määritimme toiminnan KPI:t siten, että ne perustuvat itse tekemiimme valintoihin ja linjauksiin. Pidimme samalla huolen, että mittauksen kohde on sekä prosessin, että tarkoituksensa puolesta niin selkeä, ettei mittari itsessään tule kääntymään rengistä isännäksi eikä siten tarkoitustaan vastaan.
Toki keskeisten suorituskyvyn mittareiden ohella toimme myös prosesseihin liittyvän muunkin informaation ja tietämyksen asiantuntijoidemme saataville ja hyödynnettäväksi. Yksi oivallus johtaa helposti seuraavaan, eikä koskaan voi tietää millaisesta havainnosta hyvien oivallusten ketjut pääsevät liikkeelle. Ja kun havainnointia voi tehdä luotettavaan dataan pohjautuen, on perusteet onnistumiselle aina vaan paremmat.
Menetelmän tuoma lisäarvo
Paljas data on vain numeroita ja lukuja vailla merkitystä. Jotta nuo numerot ja luvut saadaan edistämään organisaation yhteistä ymmärrystä, datalle tarvitaan rakennetta ja kontekstia. Näiden myötä datasta ei tarvitse pelkästään tyytyä toteamaan asioita, vaan sen lisäksi kyetään myös hahmottamaan minkä vuoksi jokin asia tapahtuu. Toisin sanoen meillä on käytössä myös diagnostisia kyvykkyyksiä pelkän asioiden kuvailukyvyn ohella.
KUVA: Dataohjautuvuus ja organisaation työkaluriippumattomat keinot dataohjautuvuuden edistämiseksi
Meidän tapauksessamme tähän pisteeseen pääsemiseksi ei tarvittu kaikkien edistyneimpiä ja kalleimpia analytiikkatyökaluja, vaan käyttämämme toimintamallit ja prosessimallinnustavat toimivat menetelminä syiden ja seurausten näkyväksi tekemiseen. Käsittelimme tätä aihepiiriä ja analytiikan kehitysaskeleita laajemmin alkukesän webinaarissamme (katso webinaaritallenne täältä >).
Tässä esimerkkitapauksessamme konsultointimme sai siis mahdollisuuden maistaa omia lääkkeitään dataohjautuvuuden luomiseksi ja tällä hetkellä lopputulos vaikuttaa oikein lupaavalta. Toimintakulttuurin muutos kohti dataohjautuvuutta voi monessa organisaatiossa ottaa oman aikansa, mutta parhaimmillaan tällaiset panostukset ja niiden tuoma läpinäkyvyys voivat askel askeleelta tuoda dataohjautuvuutta osaksi organisaation toiminnan malleja ja kulttuuria. Tällöin dataohjautuvuus ei ole enää yksittäisten pyrkimysten varassa, vaan se on osa Tiimin perusolemusta ja erittäin arvokas yhteinen voimavara tulevaisuuden menestystä ajatellen.
Solteq Utilities Consulting - Energia-alan asiantuntija- ja projektipäällikköpalvelut
Autamme energia-alan asiakkaitamme kirkastamaan tavoitteet ja suunnittelemaan sekä läpiviemään projektit ja kehityshankkeet asetettujen päämäärien saavuttamiseksi laadukkaasti ja aikataulussa. Toimimme luontevasti rintarinnan osana energiayhtiön omaa asiantuntijatatiimiä, olipa kyse sitten prosessien kehittämisestä, kilpailutuksista tai järjestelmähankkeiden läpiviennistä.
Meissä yhdistyy energialiiketoiminnan tuntemus ja ICT-projektiosaaminen. Toimimme järjestelmäriippumattomasti. Haluamme, että asiakkaamme onnistuvat hankkeissaan ja saavuttavat asettamansa tavoitteet.
Teknologiakonsultointi, Utilities-ratkaisut, Energia-ala, Solteq Energy Academy, Energiayhtiön liiketoimintaprosessit