Prosessityö: avain liiketoiminnan kehitykseen ja menestykseen

Onko prosessijohtaminen vanhanaikaista ja sopimatonta nykypäivän asiantuntijaorganisaatioon? Moni saattaa ajatella niin, mutta totuus on toisenlainen. Vaikka prosessien merkitys vaihtelee eri toimialoilla – esimerkiksi energia- tai vesiyhtiöissä prosessit ovat huomattavasti monimutkaisempia kuin pikaruokaravintolassa – niiden merkitys asiantuntijaorganisaatioissa on kiistaton. Hyvin suunniteltu ja toteutettu prosessityö on ensimmäinen ja tärkein askel kohti systemaattista, kokonaisvaltaista ja jatkuvaa liiketoiminnan kehitystä. Tässä blogissa käymme läpi neljä keskeistä hyötyä, joita prosessityö tuo mukanaan.

1. Tiimien väliset sekä yhteistyökumppaneiden vastuut selkeytyvät

Organisaation vastuut on usein jaettu kapeisiin siiloihin eikä oman työn vaikutuksia muun organisaation toimintaan välttämättä tunneta. Toimintaa läpileikkaavat end-to-end-prosessit työllistävät eri tiimejä ja näitä kuvatessa toimintaa tarkastellaan kokonaisuutena, organisaatiota läpileikkaavasti. Kuvausprojektin aikana prosessiin osallistuvien asiantuntijoiden ymmärrys muiden yksiköiden toiminnasta, vastuunvaihtopisteistä ja prosessista kokonaisuutena kasvaa ja oma työ nähdään suuremmassa kontekstissa.

Prosessikuvat toimivat myös apuvälineenä, kun uusien tai nykyisten palvelukumppaneiden kanssa sovitaan, mitä toiselta osapuolelta odotetaan ja kuinka vastuunjako määritellään. Kuvaukset helpottavat lisäksi uusien työntekijöiden perehdyttämistä, kun hiljainen tieto saadaan dokumentoitua kaikkien saataville.

2. Ymmärrys kokonaisprosessista mahdollistaa jatkuvan kehitystyön

Prosesseja ei ole olemassa, jos niitä ei ole kuvattu. Ei ole lainkaan epätavallista, että samoista asioista puhutaan eri termeillä eri puolilla organisaatiota. Kun organisaatiossa puhutaan yhteisellä kielellä, liiketoiminnan kehitystyö muuttuu mielekkäämmäksi ja uusia ideoita syntyy aiempaa enemmän.

Prosessien tunnistaminen, kulkujen selvittäminen ja kuvausten piirtäminen nostavat usein esiin liiketoimintaan liittyviä kehittämisen kohteita ja epäselvyyksiä. Toiminnan kehittämisen kohteita voi olla tunnistettu organisaatiossa jo aiemmin, mutta ideat ovat voineet jäädä pöytälaatikkoon tai kahvipöytiin tai niitä ei ole kyetty toteuttamaan. Asiantuntijoiden kanssa yhteistyössä nämä kehitysideat voidaan tuoda kootusti esille, arvioida niitä useasta näkökulmasta ja tarkastella niiden merkitystä kokonaisprosessissa. Kun kehitysideat käsitellään kaikkien prosessiin osallistuvien tahojen kanssa, päästään osaoptimoinnista makro-optimointiin ja liiketoiminnan kannalta parhaaseen lopputulokseen.

3. Prosessilähtöinen liiketoiminnan kehitys on järjestelmällistä ja kokonaisvaltaista

Oikeelliset ja riittävällä tarkkuudella kuvatut prosessikuvat toimivat liiketoiminnan kehittämisen perustana. Jatkuva liiketoiminnan kehittämistyö saadaan järjestelmällisemmäksi ja kokonaisvaltaisemmaksi, kun prosessikuvaukset ovat toiminnan kehittämisen keskiössä. Kuvausten avulla voidaan varmistaa, että erilaiset poikkeustapaukset huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa, eikä niistä aiheudu myöhemmin yllättäviä ja haastavia tilanteita.

On toki tärkeää, että prosessidokumentaatio on ajantasaista ja ylläpito vaatii aina resursseja. Kuvausten ylläpito kuitenkin yksinkertaistuu, kun tulevat muutokset suunnitellaan ja toimintaa kehitetään kuvausten pohjalta. Kun uudet toimintatavat ja järjestelmät kuvataan ensin olemassa oleviin kuvauksiin, on kuvaus päivitetty jo valmiiksi vastaamaan uusia käytäntöjä, eikä muutoksia tarvitse muistaa päivittää jälkikäteen.

4. Ajantasaiset prosessikuvaukset keventävät tulevia tietojärjestelmäprojekteja

Ennalta tehty prosessityö keventää myös tulevia tietojärjestelmäprojekteja. Onnistuneen tietojärjestelmäprojektin kannalta elintärkeä määrittelytyö helpottuu huomattavasti, kun järjestelmään liittyvät liiketoimintaprosessit ovat valmiiksi kuvattuna. Kuvaukset voidaan toki tehdä myös projektin yhteydessä, mutta ilman tietojärjestelmäprojektin aikataulupaineita tuloksista saadaan kattavampia ja tarkempia.

Toisaalta, jos tietojärjestelmäprojektin myötä ilmenee tarve uusille, tarkemmille kuvauksille, on olemassa olevia kuvauksia huomattavasti helpompi tarkentaa kuin aloittaa kuvaustyö tyhjältä pöydältä.

Laadukkailla kuvauksilla ja kuvausprosessilla on suuri arvo liiketoiminnalle niin lyhyellä kuin pidemmälläkin aikavälillä. Kaikkia prosessikuvauksia ei tarvitse tehdä kerralla, vaan alkuun pääsee jo kuvaamalla esimerkiksi vain tärkeimmät ydinliiketoiminnan prosessit. Prosessityö on tärkeä työkalu, kun halutaan varmistaa liiketoiminnan sujuva ja kokonaisvaltainen kehittäminen, tehokkuus ja jatkuvuus.

Solteq Utilities Consulting – Energia-alan asiantuntija- ja projektipäällikköpalvelut

Prosessityö on Solteq Utilities Consultingin kivijalka. Tunnemme toimialojen prosessit kuin omat taskumme, jonka myötä pystymme tehostamaan organisaatioiden toimintaa ja selkeyttämään vastuita. Kattavalla prosessi- ja projektiosaamisella pystymme vastaamaan yhtiöiden tarpeisiin ja varmistamaan liiketoiminnan kannalta parhaan mahdollisen lopputuloksen.

Toiminnassamme korostuu asiakaslähtöisyys, tehokkuus sekä käytännönläheisyys. Palvelumme räätälöidään tarpeen mukaan ja toimimme luonnollisena osana yhtiön organisaatiota. Lähdemme ripeästi liikenteeseen ja saamme nopeasti tuloksia, joiden avulla asiakkaidemme on helppo suunnitella omaa toimintaansa pitkälle tulevaisuuteen.

Meissä yhdistyy energia- ja vesiliiketoiminnan tuntemus ja ICT-projektiosaaminen. Toimimme järjestelmäriippumattomasti. Haluamme, että asiakkaamme onnistuvat hankkeissaan ja saavuttavat asettamansa tavoitteet.