Liiketoimintaprosessit palveluna (BPaaS) energia-alalla – Toiminnan tehostamista omaan ydinliiketoimintaan keskittymisen kautta

Suomessa energia-alalla on nähty viimeisien vuosien aikana mittavia koko toimialaa koskevia muutoksia, joilla on ollut vaikutuksia toimintaympäristöstä aina sisäisiin liiketoimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin. Nämä muutokset ovat pakottaneet energiayhtiöt tekemään valtavia ponnisteluja erilaisten järjestelmä- ja käyttöönottohankkeiden muodossa, joista viimeisin onnistuminen on helmikuussa koko toimialalla käyttöönotettu Fingridin keskitetty markkinatiedonjärjestelmä Datahub.  

Näiden muutoksien takia resursseja ja työaikaa käytetään paljon tietojärjestelmien määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoihin ydinliiketoiminnan tehtävien lisäksi. Koko toimialan perspektiivistä katsottuna useissa yhtiöissä tehdään käytännössä hyvin samanlaisia tai jopa päällekkäisiä tietojärjestelmiin kohdistuvia testaus- ja kehitystoimenpiteitä. Edellä mainitut asiat sekä jatkuvasti kehittyvät tekniset ratkaisut ovat herättäneet oman mielenkiintoni lähteä tutkimaan vaihtoehtoisia toimintamalleja – yksi potentiaaliseksi tunnistettu mahdollisuus on viime vuosina muillakin toimialoilla yleistynyt liiketoimintaprosessien palveluistaminen (BPaaS, Business Process as a Service). BPaaS:lla tarkoitetaan liiketoimintaprosessien hankintaa kokonaispalveluna, johon sisältyy tarvittava teknologia ja henkilöresurssit. Ratkaisut perustuvat pilviteknologiaan ja korkeaan automaatioasteeseen.   

BPaaS yhdistää kaksi perinteisempää hankintamallia

Liiketoimintaprosessien palveluhankinnassa yhdistyy kaksi energia-alalla vuosien varrella yleistynyttä toimintamallia. Ensimmäisenä on perinteinen liiketoimintojen ulkoistaminen, mikä on ollut 2000-luvun alusta alkaen monilla toimialoilla yleistyvä trendi. Liiketoimintojen ulkoistamisen taustalla on lähes aina tehokkuus- ja kustannushyötyjen hakeminen. Näissä tilanteissa ulkoistaminen kohdistuu yleensä henkilöriippuvaisiin liiketoimintoihin, kuten esimerkiksi asiakaspalveluun tai IT-tukeen.

Toinen energia-alalla jo tutuksi tullut käytäntö on ohjelmistojen palveluhankinta. Tässä mallissa ohjelmisto tarjotaan palveluna ja toimittaja vastaa ohjelmiston saatavuudesta ja ylläpidosta. Sen sijaan, että palveluhankinnan kohteena ovat henkilöresursseista riippuvaiset liiketoiminnon osat tai tietojärjestelmät, liiketoimintaprosessien palveluhankinnassa voidaan nähdä yhdistyväksi nämä molemmat konseptit. Tästä havainnollistava kuva voidaan nähdä alla: 

Liiketoimintaprosessien palveluhankinnassa oston kohteena on mahdollisimman pitkälle automatisoidut palveluprosessit – henkilöresurssien käyttö kohdistuu yleensä virhetilanteiden käsittelyyn. Palveluntarjoajan näkökulmasta asiakaskunnalle tarjottavat liiketoimintaprosessit tulee olla mahdollisimman pitkälle standardisoituja, jotta prosessien toteuttaminen eri toimitusympäristössä voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle. Automatisaation kautta saavutetaan tehokkuushyötyjä, jotka voidaan ottaa huomioon palvelun hinnoittelussa. Oppikirjan mukaan luotu palvelu tarjoaa energiayhtiöille pääsyn parhaimpien toimintamallien piiriin sekä palvelun toteuttamisessa, että järjestelmäkehityksessä hankittujen prosessien osalta. Ideaalisessa maailmassa markkinamuutoksien kautta järjestelmiin kohdistuvaa muutospainetta ja niistä syntyvää riskiä saadaan siirrettyä osapuolelle, joka pystyy hallitsemaan niitä paremmin. 

Edellä läpikäytyjen hyötyjen lisäksi palveluprosessien hankinta vapauttaa omia resursseja muihin, omalla ydinliiketoiminta-alueella oleviin työtehtäviin. Palveluhankinnan lähtökohtana tulee aina olla ymmärrys omasta ydinliiketoiminnasta ja siitä, mistä on loppuasiakkaalle eniten arvoa energiayhtiön itse toteuttamana prosessina. Palveluprosessien hankinnan suurimpana riskinä ja ansakohtana on tilanne, missä hankinnan piirissä olevat prosessit ovat ostajan ydinliiketoiminta-alueella synnyttäen palvelu- ja teknologialukon palvelutarjoajan kanssa. Palvelusopimuksen muodostamiseen ja hankinnan laajuuden puntarointiin pitää käyttää sen vaatima aika ja resurssit. Omien liiketoiminnan prosessien tarkasteluun ja niiden BPaaS-hankinnan soveltuvuuden arviointiin voi hyödyntää esimerkiksi alla olevaa nelikenttää:

Lähde: Prosessien johtaminen ja ulkoistaminen. Riku Santala, Satu Kiiskinen, Anssi Linkoaho (2002)

Suomen energiamarkkinoilla saatavilla olevien palvelukokonaisuuksien ja -toimintamallien kehittymisessä on menty viime vuosina eteenpäin, joskin aiemmin läpikäytyjen mahdollisuuksien näkökulmasta kehitysaskeleita tarvitaan myös tulevaisuudessa. Tällä hetkellä tarjolla olevien palvelukokonaisuuksien houkuttelevuuteen vaikuttaa useita tekijöitä, kuten esimerkiksi prosesseihin kytkeytyvä tietojärjestelmäkokonaisuus, palveluprosessien automaatioaste sekä hinnoittelumalli. Onnistuessaan liiketoimintaprosessien palveluhankinta synnyttää kaikille osapuolille arvoa luovan tilanteen, missä prosessien kehitys- ja automatisointitoimenpiteistä syntyvistä hyödyistä pääsee nauttimaan sekä palveluntarjoaja, että myös energiayhtiö itse.  

Miten edetä liiketoimintaprosessien palveluhankinnassa?

Kun energiayhtiössä aloitetaan pohtimaan liiketoimintaprosessien palveluhankinnan mahdollisuuksia juuri oman liiketoiminnan näkökulmasta, lähtee prosessi liikkeelle lähtötilanteen kartoittamisella ja omien liiketoimintaprosessien mallintamisella. Tämän jälkeen kartoitetaan ja analysoidaan erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja neuvotellaan mahdollisten palvelukumppanien kanssa – tämä on käytännössä se vaihe, missä toteutuksen hyödyt saadaan turvattua ja riskit minimoitua. Kun palveluhankinnasta on sovittu, vaatii käyttöönottoprojekti systemaattista lähestymistapaa huomioiden järjestelmäkokonaisuuden, E2E-liiketoimintaprosesseihin kohdistuvat muutokset sekä oman organisaation muutosjohtamisen. Onnistuneen käyttöönoton jälkeen palvelutason kehittymistä tulee seurata ja varmistua alkuperäisessä hankinnassa suunniteltujen hyötyjen toteutumisesta. 

Tutustuimme tässä blogikirjoituksessa liiketoimintaprosessit palveluna (BPaaS) -konseptiin sekä sen tuomiin mahdollisuuksiin ja huomioitaviin riskeihin energiayhtiön näkökulmasta. Olemme tutkineet Solteq Utilities Consulting -yksikössä liiketoimintaprosessien palveluistamisen tuomia mahdollisuuksia ja tulevaisuuden kehityssuuntia Suomen energia-alalla jo pidemmän aikaa. Tarkastelumme kohteena on ollut nykyisten palvelutarjoomien lisäksi myös skenaariotyöskentelyä siitä, mihin palvelumarkkina on mahdollisesti tulevaisuudessa kehittymässä. Mikäli sinua kiinnostaa keskustella tästä aihepiiristä tai muista energia-alalla tapahtuvista muutoksista ja trendeistä, niin meidän porukkaamme saa aina olla matalalla kynnyksellä yhteydessä!  Yhteystietomme löydät sivuiltamme >.

Solteq Utilities Consulting - asiantuntijasi energiamurroksessa Autamme energia-alan asiakkaitamme kirkastamaan tavoitteet sekä kilpailuttamaan, suunnittelemaan ja läpiviemään hankkeet laadukkaasti ja aikataulussa. Haluamme, että asiakkaamme onnistuvat hankkeissaan ja saavuttavat asettamansa tavoitteet. Tutustu konsultointipalveluihin >.