Tietojärjestelmän käyttöönotto sujuvaksi harjoittelemalla

Monesti puhutaan, että käyttöönotto on tietojärjestelmäprojektin stressaavin vaihe. Energia-alan projekteissa tätä vielä korostaa kasvanut reaaliaikaisuus sekä sidosryhmien suuri määrä, mikä tuo oman aikataulupaineensa tekemiseen sekä toisaalta kasvattaa myös käyttöönoton tehtävien määrää ja kompleksisuutta. Pienetkin haasteet käyttöönoton tehtävissä tai aikataulussa saattavat kumuloitua suuremmiksi ongelmiksi joko toimijalle itselleen tai jollekin projektiin liittyvälle taholle. Viivästynyt tai epäonnistunut käyttöönotto voi johtaa yksittäisten toimintojen tai integraatioiden toimimattomuuteen ja aiheuttaa esimerkiksi viivettä tietojen siirossa tai toisaalta pahimmillaan esimerkiksi laskutuksen epäonnistuessa vaikuttaa yrityksen kassavirtaan merkittävästi.

Käyttöönottoon liittyvää stressiä voikin hallita simuloimalla ennakkoon käyttöönottohetkeä ja harjoittelemalla siihen liittyvien tehtävien suorittamisen. Käyttöönottoharjoituksessa toistetaan käyttöönoton tehtävät mahdollisimman samalla tavalla ja aikataululla kuin varsinaisessa käyttöönotossa. Oleellista on sisällyttää harjoitukseen sekä tekniset tehtävät, kuten esimerkiksi tapahtumaliikenteen keskeyttäminen ja puskuroinnin käynnistäminen, mutta myös käyttöönoton hallintaan liittyvät tehtävät, esimerkiksi viestintäpisteet ja päätöksentekoon liittyvät tehtävät. Tavoitteena on tunnistaa mahdolliset aukot suunnittelussa sekä yksittäisiin tehtäviin liittyvät haasteet ja tehdä tarvittavat muutokset, jotta vastaavat ongelmat eivät toistu varsinaisessa käyttöönotossa, ja tehtävät saadaan tositilanteessa suoritettua aikataulussa ilman häiriötä liiketoiminnalle.

Käyttöönottoharjoituksen tarkoituksena ei ole ainoastaan varmistaa teknisten toimenpiteiden onnistuminen, vaan vähintään yhtä tärkeää on varmistaa, että koko organisaatio tietää mitä tapahtuu milloinkin käyttöönoton aikana. Kun jokainen palapelin pala tietää oman paikkansa ja siihen liittyvät odotukset, on käyttöönottoon liittyvät riskit helpommin hallittavissa. Oman kokemukseni mukaan käyttöönottoharjoituksen tärkein tarkoitus on hioa omia tehtäviään suorittavista yksilöistä tiimi, joka tekee töitä yhteisen tavoitteen eteen.

Lopuksi haluan nostaa muutaman tärpin käyttöönottoharjoituksen sekä varsinaisen käyttöönoton suunnitteluun.

1. Aloita suunnittelu ajoissa

   Käyttöönottoharjoitus kannattaa sisällyttää käyttöönoton suunnitteluun jo alusta alkaen. Tavoitteena on toistaa käyttöönotto eikä siihen tarvittavat resurssit useimmiten irtoa käytettäväksi lyhyellä varoitusajalla. Käyttöönottoharjoituksen ja varsinaisen käyttöönoton väliin kannattaa myös varata riittävästi aikaa, jotta harjoituksen perusteella käyttöönottosuunnitelmaan ehditään vielä tekemään tarvittaessa muutoksia.

2. Osallista suunnitteluun ja toteutukseen kaikki tarvittavat tahot

   Käyttöönoton onnistumiseksi jokaisen osallistuvan tahon tulee toimia saman suunnittelman mukaisesti ja kommunikoinnin tärkeyttä ei voi koskaan korostaa liikaa. Mitä enemmän sidosryhmiä projektiin liittyy, sitä haastavampaa on jakaa informaatiota oikea-aikaisesti ja oikeassa laajuudessa. Tee viestintäsuunnitelma ajoissa ja koeponnista sen toimivuus käyttöönottoharjoituksessa. Valmistaudu tekemään suunnitelmaan suuriakin muutoksia!

3. Analysoi ja opi harjoituksesta
   

   Varsinaisen harjoituksen jälkeen kannattaa varata riittävästi aikaa harjoituksen läpikäyntiin ja kehityskohteiden tunnistamiseen. Useimmiten käyttöönottoharjoituksen jälkeen korjataan ilmiselvät virheet käyttöönottosuunnitelmassa tai teknisissä ratkaisuissa, mutta aikaa kannattaa varata myös toimintamallien ja tehtävien kehittämiseen. Mieti siis jo etukäteen, miten käyttöönottoharjoitus vedetään yhteen ja osallista analyysiin kattavasti koko projektiryhmä.

4. Luo harjoituksen avulla onnistumisen kulttuuri

   Onnistunutkaan käyttöönottoharjoitus ei takaa, että käyttöönoton aikana vältytään yllätyksiltä. Tavoitteena on ennemminkin varmistaa, että projektiryhmällä on kyky taistella niitä taisteluita, joihin ei ole pystytty varautumaan etukäteen. Käyttöönottoharjoituksen vuoksi tiimillä on myös kokemus onnistumisesta, minkä vuoksi pienet vastoinkäymiset eivät aiheuta välitöntä paniikkia, vaan koko projektiryhmän on helppo luottaa siihen, että tästäkin selvitään.

Solteq Utilities Consulting auttaa myös käyttöönottoprojektien läpiviemisessä

Kokeneet projektipäällikkömme tuovat projektin läpivientiin poikkeuksellisen yhdistelmän osaamista ja kokemusta, olipa sitten kyseessä tietojärjestelmän käyttöönotto-, muutos- tai kehitysprojekti. 

Kykenemme tehokkaaseen liikkeellelähtöön ja etenemiseen, sillä tunnemme energiayhtiöiden IT-ympäristöä ja toimialan käytäntöjä aiemman projektikokemuksemme kautta. Toimivaksi todetut projektimallimme varmistavat projektin onnistumista ja tavoitteiden saavuttamista.

Haluatko tietää lisää? Tutustu projektipalveluihimme täältä >