Takaisin
Blogi
Osallistuin kollegoideni kanssa toukokuussa Tampereen yliopiston tiloissa pidettyyn Suomen teknisen viestinnän yhdistys ry:n vuosittaiseen kevätseminaariin, jossa käsiteltiin tuttuun tapaan erilaisia teknisen viestintään liittyviä ajankohtaisia aiheita sekä alan nousevia trendejä.
Ensimmäisen päivän esitykset keskittyivät erityisesti sisällönhallinnan ratkaisuihin ja uusiin teknologioihin, erityisesti tekoälyn hyödyntämiseen teknisessä viestinnässä. Toisena päivänä käytiin läpi esimerkiksi saavutettavuuteen ja lokalisointiin liittyviä kysymyksiä. Alla muutama nosto konferenssissa esille nousseista teemoista sekä ajatuksia niiden näkyvyydestä omassa työssäni Solteqilla.
Tekoälyn hyödyntäminen teknisessä viestinnässä
Tekoäly ja sen tuomat uhkat ja mahdollisuudet ovat tällä hetkellä äärimmäisen kuuma puheenaihe teknologia-alalla, ja teknisen viestinnän kenttä ei ole mitenkään poikkeus tästä. Jonkin verran on havaittavissa ihan yleistä hermostuneisuutta sen suhteen, onko tekoälyn hyödyntäminen omiaan viemään työpaikkoja teknisiltä viestijöiltä.
Ainakaan seminaarissa käytettyjen puheenvuorojen ja käytyjen keskustelujen perusteella ylenpalttisten uhkakuvien maalailuun ei kuitenkaan kannata sortua: AI-teknologia tarjoaa erittäinkin kiinnostavia mahdollisuuksia teknisen viestijän työn tukemiseksi ja helpottamiseksi, mutta ei silti mitenkään pysty korvaamaan sangen kompleksista osaamisen, kokemuksen sekä henkilökohtaisten piirteiden kokonaisuutta, jonka tekninen viestijä tuo mukaan toimiessaan vuorovaikutuksessa teknologian, teknologia-asiantuntijoiden sekä teknisen informaation vastaanottajien välillä. Hyvä vertauskohta on esimerkiksi automaattikääntäminen, jonka aikoinaan pelättiin vievän työt suurelta osalta teknisiä viestijöiltä; nykyään erilaisten konekäännösjärjestelmien käyttö on pikemminkin solahtanut yhdeksi osaksi teknisen viestijän ammatillista työkalupakkia, helpottaen ja automatisoiden tiettyjä työvaiheita.
AI-teknologian hyödyntäminen omassa dokumentointityössäni on vielä melko alkuvaiheessa ja mahdollisuuksien kartoittamisen asteella; koen tällä hetkellä tärkeäksi eritoten varmistaa, että meillä Solteqilla on tulevaisuudessa tekniset valmiudet hyödyntää myös AI-teknologiaa dokumentaatiotyössä, mikä tarkoittaa että dokumentaation tulee ylipäänsä olla tarpeeksi hyvin organisoitu, helposti mutta samalla historiatiedot säilyttäen muokattavissa, ja että teknisen informaatiosisällön katselmoiminen on vaivatonta ja selkeää. Myös mainitun konekääntämisen tuomat mahdollisuudet ovat myös kiinnostava trendi, ja tällä hetkellä käyttämämme työkalut (Atlassian Confluence ja sen lisäosat) ovatkin suhteellisen helposti integroitavissa erilaisiin ko. teknologiaa hyödyntäviin järjestelmiin.
Yhdestä dokumentista moneksi
Iso osa dokumentaatioteknologioihin liittyvästä keskustelusta tuntuu tällä hetkellä liittyvän useita eri käyttäjäryhmiä palvelevien dokumenttien ylläpitämiseen ja julkaisemiseen useissa eri kanavissa, tarvittaessa useilla eri kielillä. Tekninen dokumentti ei nykyaikana enää monissakaan tapauksissa tarkoita pelkkää lineaarista, tekstiä ja kuvia sisältävää tiedostoa tai ohjekirjaa, vaan se voi olla esimerkiksi asiakastukiportaali, ponnahdusikkuna käyttöliittymässä, wiki-sivusto, audiovisuaalinen kokonaisuus tai jopa interaktiivinen virtuaalitodellisuutta hyödyntävä ympäristö. Dokumentit eivät välttämättä ole enää myöskään yksisuuntainen viestintämuoto, vaan käyttäjillä voi olla mahdollisuus lisätä ohjeisiin omia huomioitaan, antaa palautetta ohjeen sisällöstä, tai vaikkapa olla vuorovaikutuksessa toisten ohjeen käyttäjien kanssa.
Itselleni on aika pitkäänkin ollut selvää, että edellä mainitut vaatimukset ovat aivan avainasemassa, kun dokumentaatiojärjestelmiä suunnitellaan ja toteutetaan ja ennen kaikkea on pakko miettiä sellaisia ratkaisuja, jotka toimivat nykyhetken lisäksi myös tulevaisuudessa. Nykyaikana teknisen tiedon luominen sellaisessa muodossa, joka mahdollistaa sekä sen tuottamisen että julkaisemisen sopivan kokoisina palasina mitä erilaisimmissa formaateissa sekä erilaisten kanavien kautta, on yksi tärkeimmistä kriteereistä teknisessä dokumentoinnissa. Dokumenttien ylläpitäminen eri kielillä sekä eri tuoteversioita ja -variantteja palvellen tulee myös olla mahdollista. Dokumenttien käyttäjille tulee myös tarjota mahdollisuuksia tehdä nopeita hakuja tietosisällöstä, ja dokumenttien tulisi olla helposti löydettävissä ja käytettävissä erimerkiksi mobiililaitteella.
Solteqin dokumenttien osalta esimerkiksi monikanavaisen digitaalisen kaupankäynnin järjestelmän Solteq Commerce Cloudin käyttöohjeet ovat saatavilla internetissä sekä suomeksi että englanniksi. Myös Solteq Tekso -järjestelmän uusi käyttöohje on juuri julkaistu verkossa, ja käyttäjä voi myös sivustolla itse valita, haluaako hän selata esimerkiksi vaatekaupoissa käytettävän väri-ja kokolajitelmallisen tai kappaletavaraliikkeissä käytössä olevan ohjelmiston ohjeita. Ohjeita laajennetaan ja parannetaan jatkuvasti, jotta voimme vastata paremmin eri käyttäjäryhmien tarpeisiin, ja dokumenttien päivittäminen sekä päivitysten saattaminen lukijoille on sangen nopeaa. Olemme lisänneet ohjesivuille uutuutena myös palautemahdollisuuden. Tulossa on myös verkossa toimiva asiakastukisivusto, joka sisältää asiakkaitamme ongelmatilanteissa neuvovan artikkelitietokannan.
Saavutettavuuden jäljillä
Saavutettavuus on selvästi noussut viime vuosina yhdeksi avainteemoista teknisen viestinnän saralla: asiakasdokumentaatio on viime kädessä aina tehty jollekin tietylle käyttäjälle vastaamaan tämän tiettyjä tarpeita, ja saavutettavuus on aivan olennainen osa tätä käyttökokemusta. Saavutettavuuden ylläpitäminen dokumentoinnissa ei ole mikään kovin yksiselitteinen asia, ja ainakin itse tunnustan, että omien dokumenttien lukeminen "jonkun toisen silmillä" voi olla haastavaa muun työn tuoksinassa. Tietty ajallinen etäisyys tuotettuihin teksteihin saattaisi joskus auttaa näissä tapauksissa, mutta suht' ripeätahtisessa, ohjelmistokehityssykliin kiinnitetyssä dokumentointityössä tähän ei läheskään aina ole sopivaa mahdollisuutta: valmis teksti kun pitää julkaista melko pian sen viimeistelyn jälkeen, eikä sitä voi jäädä "hautomaan" pidemmäksi aikaa.
Omasta näkökulmastani dokumenttien käyttäjäystävällisyyttä parantaa varmaankin eniten se, kuinka jatkuvasti parannan tuntemustani asiakkaistamme ja heidän tarpeistaan. Tästä näkökulmasta pyrin entistä enemmän vuorovaikutukseen tuotteidemme käyttäjien ja käyttöohjeidemme lukijoiden kanssa ja toivon, että vaikkapa edellämainittu online-dokumentteihin integroitu palautekanava antaa minulle lisää mahdollisuuksia kuulla siitä, mikä toimii ja mikä mahdollisesti ei toimi dokumenteissa asiakkaidemme näkökulmasta. Lisäksi oma lähestymistapani ohjeisiimme on myös toki se, että niiden käytettävyyttä on tarvittaessa mahdollista aina kehittää, parantaa ja näiden toimenpiteiden jälkeen saada nopealla tahdilla uudistettuina asiakkaidemme käyttöön, vaikka itse varsinainen tietosisältö ei välttämättä muuttuisikaan. Viime kädessä kaikki dokumentit, jotka teen, on kuitenkin tarkoitettu käyttäjien elämää helpottaviksi.
Jos sinulla on kysymyksiä tai kommentteja Solteqin dokumentaatioon liittyen, ota yhteyttä: pekka.pietikainen@solteq.com.