This meeting should have been an email – ja muita vinkkejä etätyöhön

Nyt kun olen omalta osaltani tehnyt kaksi viikkoa etätöitä, haluaisin jakaa muutamia huomioita ja vinkkejä, mitkä olen itse kokenut hyödyllisiksi näissä kotona puhutuissa etäpalavereissa:

1) Ensimmäinen ja tärkein vinkki on kunnon vastamelukuulokkeet. Tästä kiittää niin sinun omat korvasi ja mielesi kuin muidenkin kokoustajien korvat, kun mikrofonikin on lähellä suuta.

2) Pidä taukoja. Jotenkin töiden tekeminen yksin kotona johtaa siihen, että taukojen pitämiseen tulee kiinnittää huomiota. Toimistolla käy hakemassa kahvia, joku tulee vaihtamaan muutaman sanan, jolloin hommat tauottuu – joskus liikaakin. Kotona tulee puskettua putkeen, minkä huomaa kyllä loppupäivästä.

3) Koita saada jonkinnäköinen hyvä työasento. Kotona on aika harvoin yhtä ergonomista työpistettä kuin toimistolla tai ylipäätään yhtä paikkaa työntekoon. Tällä hetkellä monessa perheessä on vielä kaksi etätyöskentelijää yhtä aikaa kotona, jolloin työpisteeksi tulee otettua sohvannurkka, sänky tai keittiönpöytä. Yritä joka tapauksessa ottaa jonkinlainen ryhdikäs asento – ei rukoilijasirkkamaista väijymistä näppiksen ääressä.

4) Peer pressure -vinkki loppupäivän keskittymisen herpaantumiseen: Jaa omat muistiinpanot kaikkien nähtäväksi. Tällöin on pakko pitää paletti kasassa siinä vikassakin palaverissa. Koeta toki edellä mainituilla vinkeillä pitää turnauskestävyys virkeänä myös sinne klo 16 jälkeen.

5) This meeting should have been an email! Tarvitaanko tosiaan reaaliaikaista keskustelua kaikissa tilanteissa? Statuspalaverit saattaisivat olla korvattavissa ihan vaan statusraporteilla. Helpottaa kaikkien päivää. Jos tuntuu siltä, että vuorovaikutusta tai keskustelua tarvitaan, riittäisikö chatti? Myöskään 30 minuuttia ei ole minimikesto, mikä pitää täyttää, vaikka Outlook niin väittääkin.

6) Kerro alkuun ihan rehellisesti palaverin alussa, että siellä kotona on lapsia ja sieltä voi tulla ääntä. Sama tilannehan on varmaan muillakin tällä hetkellä ja kun tämä on tiedossa, ei ne keskeytykset ole niin pahoja – ihmisiä tässä ollaan ja nyt on poikkeukselliset ajat.

7) Uskaltaako tällaista kirjoittaa? No kirjoitan silti. Jos asia on erittäin tärkeä, eikä kestä yhtään keskeytyksiä, kannattanee soitella vasta sitten, kun lapset ovat menneet nukkumaan. Kannattaa informoida vastaanottajaa, että jos halutaan rauhassa puhua, niin se onnistuu parhaiten vasta klo 20.00 jälkeen. Toki jos lapset ovat niin pieniä, että nukkuvat päiväunia, se aika on kullanarvoista nyt.

8) Jos on kyse pelkästä puhelusta, eikä ruutua tarvitse jakaa, niin puhelimeen kuulokkeet ja ulos porukalla kävelylle tai vaikka puistoon, jos siellä on tilaa.

9) Muista syödä edes jotenkin säännöllisesti. Kotitoimistolla luonnollisten taukojen puute johtaa myös siihen, että helposti unohtaa syödä, vaikka muille ruokaa laittaakin. Kahvia ei lasketa ruuaksi.

10) Pukeudu! Se auttaa asettumaan työmoodiin paremmin. Ei nyt pukua tarvitse, mutta koko päivä aamutakissa on kyllä luovuttamista.

PS. Tässä kun kaksi viikkoa on jo etäilty, alkaa noille harmahtaville nimikirjainpallukoille puhuminen tympiä. Eli pidetään ainakin palaverin alussa se video päällä hetken – sosiaalisia olentojahan tässä ollaan ja osallistujien kasvot ilahduttavat yllättävän paljon ainakin itseäni. Jos kaista ei kestä videota, laittakaa nyt ainakin kuva itsestänne.