Yhdeksän vinkkiä oikean kassajärjestelmän valitsemiseen

Oletko perustamassa omaa myymälää ja pohdit sopivaa kassajärjestelmää? Vai harkitsetko ehkä nykyisen kassajärjestelmäsi päivittämistä uudempaan?

Vaihtoehtoisia kassajärjestelmiä on lukuisia, joten pää menee helposti pyörälle. Joku tarjoaa uusinta pilvikassaa ja toisilta löytyy toiminnanohjausjärjestelmään kytketyt kassat. Myös järjestelmätoimittajan valinnalla on tärkeä merkitys järjestelmän käytön ja kehityksen tukemisessa.

Parhaimmillaan kassajärjestelmä helpottaa suuresti arkirutiineja, joten se on syytä valita huolella. Yli kolmenkymmenen vuoden kaupan alan kokemuksella keräsimme sinulle yhdeksän vinkkiä oikean ratkaisun löytämiseen.

1. Määritä liiketoimintamalli

Kassajärjestelmää valitessa kannattaa ensimmäisenä ottaa huomioon, missä kaikissa kanavissa haluat myydä ja markkinoida tuotteitasi. Jos haluat ottaa käyttöön kaikki mahdolliset kanavat, valitse kassaratkaisu, joka siirtää helposti tiedot tuotteista, hinnoista, lahjakorteista, kampanjoista, asiakkaista, myynneistä ja varastosaldoista verkkokauppaan. Samalla saat kokonaisnäkymän kaikkiin asiakkaasi ostotapahtumiin ja vältyt naputtelemasta tietoja moneen kertaan eri järjestelmiin.

2. Aseta kassajärjestelmähankkeen budjetti

Kassajärjestelmien hinta riippuu myymälöiden ja kassojen lukumäärästä, kapasiteettitarpeesta, tuoterekisterin koosta ja integroinneista muihin järjestelmiin. Laitteistokulut ja maksamisen ratkaisut lisäävät kustannuksia. Myös käyttöönottoprojektien koot vaihtelevat suuresti. Mieti järjestelmähankinnan rahoitusmalli ja ole tarkkana, kuinka pitkään sopimukseen sitoudut. Perinteiset järjestelmät voi usein hankkia joko maksamalla suurimman osan alkuvaiheessa tai jakamalla kustannustaakkaa kuukausirahoitteisella mallilla, joka on tuttu pilvipohjaisista järjestelmistä.

3. Tarkista järjestelmätoimittajan luotettavuus

Kartoittaessasi sopivia järjestelmätoimittajia, on hyvä tarkistaa toimijan taloudellinen vakaus sekä aktiivisuus kassajärjestelmän kehittämisessä. Taloudelliset tiedot selvität helposti ilmaisilla ratkaisuilla, kuten Finder, tai tilaamalla laajemman maksullisen raportin esimerkiksi Suomen Asiakastiedolta. Haastattele järjestelmätoimittajia ennen valintaa ja varmista, että järjestelmässä on tarpeeksi valmiita toiminnallisuuksia. Selvitä myös, kuinka laajasti ratkaisua käytetään ja onko kehitys yhden ison asiakkaan varassa vai otetaanko pienemmätkin asiakkaat huomioon. Hyvä järjestelmätoimittaja tarjoaa myös omia tai kumppanien lisäpalveluja (esimerkiksi mobiilimaksu, myymälänäyttöratkaisu, itsepalvelu) käyttöösi.

4. Varmista järjestelmätoimittajan asiantuntijuus

On tärkeää valita järjestelmätoimittaja, joka tuntee toimialasi ja osaa suositella kokemuksensa pohjalta juuri sinulle parasta ratkaisua. Varmista, että järjestelmän toiminnallisuuksia on testattu käytännössä ja tulokset vastaavat toiveisiisi. Hyvä järjestelmätoimittaja on ajan tasalla toimialaasi liittyvistä tulevista muutoksista, kuten EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta GDPR:stä ja osaa kehittää järjestelmää sen mukaisesti. Toimivassa yhteistyömallissa saat myös uusia ideoita liiketoimintaasi ja tietoa alan muista ratkaisuista.

5. Pohdi kassajärjestelmän olennaisimmat toiminnallisuudet

Rajattuasi järjestelmätoimittajat parhaimpiin on aika pohtia tarkemmin, mitä ominaisuuksia tarvitset tukemaan liiketoimintaasi ja säästämään työaikaasi. Mieti, mitkä arjen rutiiniprosessit vievät liikaa aikaa ja haasta järjestelmätoimittajaa tarjoamaan ratkaisuja. Valitsemasi järjestelmän tulisi ainakin mahdollistaa automaattinen kohdennettu markkinointi ja varastonhallinta sekä tarjota erilaisia maksuvaihtoehtoja. Jotta saat parhaimman mahdollisen hyödyn irti järjestelmästä, tarvitset käyttöönottokoulutuksen sekä jatkuvaa laitetukea. Tarkista, miten ja kuinka nopeasti järjestelmätoimittaja on valmistautunut palvelemaan mahdollisissa laiteongelmissa sekä mitä mahdollisia palveluita hintaan ei sisälly.

6. Huomioi yhdistettävyys muihin järjestelmiin

Kassaratkaisun lisäksi tarvitset liiketoimintasi pyörittämiseen myös muita järjestelmiä. Vaikka kassajärjestelmäsi olisi kuinka hyvä tahansa, järjestelmien kokonaisuus ratkaisee liiketoimintasi sujuvuuden. Huomioi siis yhdistettävyys muihin järjestelmiin. Erityisesti taloushallinnon palvelut ovat olennaisesti yhteydessä kassan toiminnallisuuksiin. Varmista, että valitsemasi ratkaisu tarjoaa kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran sekä laskutuspalvelut joko osana ratkaisua tai mahdollisuutena yhdistää ne siihen.

7. Huolehdi analytiikan saatavuudesta

Tarvitset liiketoiminnan kehittämisen tueksi mahdollisimman paljon luotettavaa ja selkeästi jäsenneltyä analytiikkaa. Varmista siis, että saat kassajärjestelmästäsi kaikki tarvittavat raportit ja analyysit helposti. Kattava analytiikka auttaa sinua esimerkiksi rakentamaan budjetin myynneille ja ostoille sekä seuraamaan toteutumia suhteessa budjettiin. Näet myös erikseen, miten eri tuoteryhmät, kampanjat, tuotteet ja myymälät myyvät ja voit asettaa niille budjetin sekä seurata onnistumista. Lisäksi voit ottaa käyttöön myymälän kävijälaskurin ja suhteuttaa tiedot myynteihin.

8. Hyödynnä järjestelmän muita käyttäjiä

Et ole ainoa, joka painiskelee samanlaisten kysymysten kanssa, joten miksi et hyödyntäisi vertaisapua? Tee taustatutkimusta siitä, mitä ratkaisuja naapuriliikkeet tai kilpailijasi käyttävät ja mitä mieltä he ratkaisuistaan ovat. Tai jos sinulla on jo mielessä tietty järjestelmätoimittaja, pyydä heiltä referenssiasiakkaan yhteystiedot. Varmista, että järjestelmäkäyttäjien tarpeet vastaavat omiasi, jotta saat käyttökuvauksista mahdollisimman paljon irti.

9. Testaa kassajärjestelmää

Järjestelmätoimittaja esittelee sinulle mielellään eri kassajärjestelmien käyttötapauksia ja toiminnallisuuksia ennen ostopäätöstä. Pyydä siis rohkeasti järjestelmä ensin koekäyttöön, jotta voit testata ratkaisua arjen käytännöissä. Testauksen jälkeen voit esittää tarkempia kysymyksiä ja kehitysehdotuksia järjestelmäntoimittajalle. Näin varmistut siitä, että saat juuri sinun liiketoiminnallesi oikean kassajärjestelmän.

Lue lisää Solteqin tarjoamista kassaratkaisuista:

Solteq Commerce Cloud -kassajärjestelmä: Kassa soveltuu erinomaisesti kahviloihin, lounasravintoloihin, erikoistavaramyymälöihin, kaupan ketjuille, tapahtumiin sekä itsepalvelutarpeisiin.

Solteq Tekso: Tekso on markkinoiden monipuolisin kassajärjestelmä erityisesti muoti- ja rautakaupan toiminnallisuuksiin sekä muuhun erikois- ja päivittäistavarakauppaan

LS Retail: Maailman johtava, vähittäiskaupan ja HoReCa-alan tarpeisiin erikoistunut ohjelmistoratkaisujen tuottaja.