Jatkuvasti kehittyvä kassajärjestelmä tuo helpotusta yrittäjän arkeen

Vuonna 1991 perustettu Heinolan Levy ja Lista Oy on perinteikäs puutavara- ja rakennustarvikeliike, joka palvelee asiakkaitaan nimensä mukaisesti Heinolassa, mutta myös ajan hengen mukaisesti verkossa. Liikkeestä on vuosien varrella kasvanut 10 miljoonan euron liikevaihtoa tekevä yritys, joka palvelee niin ammattirakentajia ja yrityksiä kuin myös kuluttajia. Saman katon alta löytyvät puutavaran lisäksi rakennustarvikkeet sekä palvelut katkaisusta keräilyyn ja kuljetukseen. Heinolan Levy ja Lista on valittu vuonna 2022 Vuoden Puutavarakauppiaaksi.

Vuonna 2005 Heinolan Levy ja Lista Oy:n toimitusjohtaja Samu Virtanen vietti jälleen sunnuntai-iltaa töitä paiskien. Yrityksellä oli käytössä monia liiketoimintajärjestelmiä, mikä johti siihen, että työntäyteinen sunnuntai-ilta ei suinkaan ollut poikkeus, vaan pikemminkin sääntö Samun työviikon ohjelmassa.

”Asioille täytyy tehdä jotain”, mietiskeli Samu, ja tuo hetki toimi katalyyttina Heinolan Levy ja Listan järjestelmäkartoituksen aloittamiselle. Järjestelmäkartoituksen tavoitteena oli löytää myymälään kassajärjestelmä, joka parantaisi yrityksen raportointia, ohjaisi työtunnit tehokkaampaan käyttöön, minimoisi manuaalityön tarpeen ja toisi selkeitä kustannussäästöjä yritykselle.

Solteq Tekso - kassajärjestelmä valikoitui Heinolan Levy ja Listan käyttöön sen monipuolisuuden vuoksi. Teksosta löytyi käytännössä kaikki ne toiminnot, joita yritys piti tarpeellisena: nopea ja monipuolinen kassatoiminto, laajat varastotoiminnallisuudet, selkeä laskutus ja myyntitilaustoiminto yhdistettynä kattaviin reskontratoimintoihin. Yritys myös näki, että Tekso olisi pitkän elinkaaren järjestelmä, jonka jatkuva kehitystyö takaisi sen, että tarvetta vaihtaa järjestelmää ei pitkälläkään aikavälillä tulisi eteen. Niinpä yrityksessä käärittiin hihat ja vuoden 2006 maaliskuussa otettiin Solteq Tekso käyttöön.

Kehityspolkuja vuosien varrelta: pilvisiirtymä ja verkkokauppa-alustan vaihto

Yksi iso edistysaskel Heinolan Levylle ja Listalle on ollut siirtyminen Tekso Cloudin käyttäjäksi tammikuussa 2020. Pilvipohjainen sovellus antaa yrittäjälle vapautta tehdä töitä myös paikkariippumattomasti esimerkiksi kotona. Myös osa liikkeen työntekijöistä voi hyödyntää tätä etätyömahdollisuutta, joskin monet haluavat tulla työpaikalle liikkeeseen yhteisöllisyyden vuoksi.

Heinolan Levyllä ja Listalla oli aiemmin käytössä toisen toimittajan toimittama ja ylläpitämä verkkokauppa. Kyseinen verkkokauppa oli hankala ja kankea ylläpitää. Lisäksi asiakastukipalvelu ei tyydyttänyt Samua ja hänen henkilökuntaansa. Verkkokaupan kehittäminen junnasi paikoillaan, osin kehityksen kalleuden ja osin edellisen verkkokauppatoimittajan työskentelytavan johdosta. Näiden syiden takia Samu kiinnostui verkkokauppa-alustan päivittämisestä. Huolellisen verkkokauppatoimittajien analysoinnin jälkeen, Samu päätyi valinnassaan Solteqin toimittamaan WooCommerce-verkkokauppaan. Alkukesästä 2020 Heinolan Levy ja Lista avasi yhteistyössä Solteqin kanssa WooCommerce-alustalla toteutetun verkkokaupan. Verkkokauppa integroitiin Solteq Tekso Cloud -kassajärjestelmään, mikä mahdollistaa tietojen siirron saumattomasti verkkokaupan ja kassajärjestelmän välillä – varastosaldot ovat aina ajan tasalla molemmissa järjestelmissä, hinnoittelu onnistuu helposti yhden järjestelmän kautta ja esimerkiksi erilaisten kampanjoiden toteuttaminen on vaivatonta, kun tieto päivittyy automaattisesti molempiin järjestelmiin.

Yksi isoimmista verkkokaupan käyttöönoton tuomista hyödyistä oli asiakaskohtaisen hinnoittelun näkyminen verkossa. Kun käyttäjä kirjautuu verkkokauppaan omilla tunnuksillaan, hän näkee yhdellä kertaa hänelle luodun asiakaskohtaisen hinnoittelun. Hän voi tehdä heti tilauksen yritykselle sovituilla hinnoilla ja valita toimitustavan. Se yksinkertaistaa prosesseja ja tuo merkittäviä säästöjä ajankäyttöön, koska ns. "turhat" kyselyt jäävät pois. Reaaliaikaisesti päivittyvät saldo- ja myyntitiedot yhdessä asiakaskohtaisen hinnoittelun kanssa mahdollistavat asiakkaalle aina ajan tasalla olevan varastosaldon ja asiakas näkee, mitä kaikkea on saatavilla ja aina oikeaan, juuri hänelle sovittuun hintaan. Samalla on mahdollista tehdä tarjouspyyntöjä laajoista kokonaisuuksista ja valita yritykselle sopiva maksutapa.

Jo lähes 20 vuotta kestänyt yhteistyö kantaa hedelmää

Heinolan Levy ja Lista on ollut tyytyväinen Tekson käyttäjä jo useamman vuoden ajan. Järjestelmähankkeelle asetetut tavoitteet on saavutettu ja yritys kokee, että Tekson käyttö on tehostanut operatiivista toimintaa, parantanut liiketoiminnan raportointikyvykkyyttä ja tuonut sitä kautta selkeitä kustannussäästöjä toimintaan.

Samu Virtanen on ollut tyytyväinen Tekson jatkuvasta kehitystyöstä, jota Solteq tekee. Kiitosta yritys antaa Solteqille muun muassa siitä, että järjestelmää kehitetään aina myös niin, että se täyttää muuttuvan lainsäädännön edellytykset – tästä esimerkkeinä mm. arvonlisäveromuutokset ja vuoden 2023 aikana voimaan tullut Omnibus-direktiivi. Myös tukipalvelu saa yrittäjältä kiitosta sen laadukkuudesta ja siitä, että palvelua saa aina suomen kielellä ja käyttäjäystävällisesti, ilman teknistä jargonia. Lisäksi Samu Virtanen arvostaa mahdollisuutta avoimeen palautteenantoon, sillä hän näkee sen takeena palvelun parantumiseen myös tulevaisuudessa.