Mobiilityömääräimillä tehokkuutta vesihuollon asennusten hallintaan ja ohjaukseen

Tampereen Vesi on merkittävä vesihuoltopalvelujen tuottaja Suomessa. Se vastaa noin 250 000 ihmisen vedenjakelusta ja jätevesihuollosta, mikä tekee siitä yhden Suomen suurimmista vesihuoltolaitoksista.

Tampereen Vedellä on käytössä Solteq Utilities CIS -asiakastieto- ja laskutusjärjestelmä. Myös Tampereen Veden omille asiakkailleen tarjoama online-palvelu on Solteqin tuottama.

Vuodesta 2020 jatkunut yhteistyö Tampereen Veden ja Solteqin välillä on ollut tiivistä. Yhteistyöhön on sisältynyt lukuisia projekteja. Tällä hetkellä Tampereen Vedellä on käynnissä etäluettavien mittarien vaihto, joka tehdään mobiilityömääräimiä hyödyntämällä. Mittareiden asentamisen jälkeen laskutus perustuu reaaliaikaiseen kulutukseen.

Perinteisistä papereista digitaaliseen seurantaan ja hallintaan

Tampereen Vesi halusi lisätä prosesseihinsa digitalisuutta, jotta liiketoiminnan toimintoja voi seurata entistä tarkemmin ja myös hallita poikkeamia. Nämä prosessit ulottuvat työn tilauksesta sen laskutukseen asti.

Aiemmin työtilaukset, työn tekeminen ja ohjaus tapahtuivat pitkälti perinteisten, paperisten toimintojen kautta. Vaikka tilaus oli tallennettu sähköiseen järjestelmään, itse työn tekeminen, kuten mittarin vaihto, on sisältänyt paperisten työmääräinten käsittelyä. Tehdyn työn jälkeen tiedot tallennettiin erikseen sähköiseen muotoon laskutusta varten.

Solteq on kehittänyt yhteistyössä Tampereen Veden kanssa Mobiilityömääräin-ohjelmistolaajennuksen. Laajennus on optimoitu mobiililaitteille, ja sen kautta erilaiset asennustyöt sekä niihin liittyvä työnohjaus ja laskutus voidaan suorittaa täysin digitaalisesti joko matkapuhelinta tai tablettia hyödyntäen. Järjestelmä tukee erilaisten vesihuollon toimijoiden työtehtävien hallintaa.

Uuden ohjelmistomoduulin avulla ei enää ole tarvetta dokumentoinnille paperilla, vaan prosessi voi tapahtua digitaalisessa muodossa. Tehdyt työt ja niihin liittyvät valokuvat, videot ja muut dokumentit löytyvät kätevästi digitaalisessa muodossa.

Työvaiheiden ja valmistumisen seuranta ja työjohtotoimet ovat helpottuneet huomattavasti, sillä tilannenäkymä päivittyy reaaliaikaisesti heti, kun muutokset on tallennettu mobiililaitteella työn edistyessä.

Lähikuva mobiilityömääräimestä Tampereen Veden työntekijän pitelemällä tabletilla, kuva: Tampereen Vesi

Yhdessä suunniteltu ohjelmisto vastaa käyttötarpeita

Mobiilityömääräin-ohjelmistolaajennus suunniteltiin ja toteutettiin Tampereen Veden ja Solteqin tiiviinä yhteistyönä. Ennen mobiilityömääräimien käyttöönottoa Solteq piti Tampereen Veden tiloissa käyttökoulutuksen kaikille tuleville käyttäjille. Jokaisen koulutukseen osallistujan kanssa harjoiteltiin käytännön toimia mobiilityömääräimellä. Näin varmistettiin, että jokainen käyttäjä tuntee järjestelmän toiminnallisuudet ja osaa sen sujuvan käytön. Käyttöönotto onnistui tämän jälkeen sujuvasti.

Tampereen Vedellä käyttöönotto on tehty mittaritoiminnan puolella ja käyttölaajuutta laajennetaan koskemaan myös viemärihuoltoa vuoden 2025 aikana.

Proaktiivisuus mahdollistaa ketterän prosessin

Mobiilityömääräimessä on mahdollista määrittää työnjohtajat ja heille asennustiimit. Tiimeille voi liittää heidän tarvitsemiaan resursseja, kuten esimerkiksi asennukseen käytössä olevat autot. Huomionarvoista on, että myös proaktiivisuus on mahdollistettu järjestelmän kautta: Asentaja voi myös valita vapaista avoimista töistä tehtäviä itselleen. Erillistä työmääräystä tai esihenkilön päätöstä resursoinnista ei välttämättä enää tarvita. Järjestelmän linkkien kautta mobiililaitteen oma karttaohjelmisto auttaa kohteen löytämisessä käytännössä.

Työt dokumentoidaan digitaalisesti. Kuvan, videon ja muiden dokumenttien liittäminen kyseiseen työmääräimeen mahdollistaa sen, että kohteeseen liittyviä yksityiskohtia voi tarkistaa luotettavasti jälkikäteen. Työn valmistumiseen liittyy tarkistusprosessi, jonka yhteydessä työnjohtaja tai muu nimetty henkilö läpikäy tehdyt työt. Tämän jälkeen työ siirtyy asiakaspalvelulle, joka käsittelee työn yhteydessä tehdyt laskutettavat tehtävät ja hoitaa prosessin loppuun mittaritiimin kanssa.

Tiimityötä ja skaalaetuja työhön

Tampereen Veden uuden järjestelmän läpi on ajettu jo satoja töitä. Käteväksi arkipäivän työssä on erityisesti huomattu tehtyjen töiden osalta niin kutsuttu vapaa kommenttikenttä, jonka kautta esimerkiksi asiakaspalvelu on voinut tarkistaa työhön liittyviä asioita. Soittelu, odottelu ja epäselvyydet viestinnässä ovat vähentyneet, kun asiat löytyvät reaaliajassa digitaaliselta työmääräimeltä.

”Tiimien välinen yhteistyö on nyt huomattavasti avoimempaa. Kaikilla on pääsy työmääräimiin niiden eri vaiheissa ja myös prosessin ollessa kesken. Mobiilityömääräimet on saatu kivuttomasti käyttöön ja kokemukset ovat olleet positiivisia. Enää ei ole hukassa olevia papereita”, kertoo Tampereen Vesi Oy:n palveluasiantuntija Minna Kielinen.

Tiimityön tehostamisen lisäksi Mobiilityömääräin-ohjelmistolaajennus tarjoaa myös skaalaetuja liiketoiminnalle. Mobiilityömääräimet voidaan luoda ns. massana esimerkiksi silloin kun mittareita halutaan vaihtaa useita tietyllä alueella. Silloin valitaan vaihdettavat mittarit ja niille voidaan automaattisesti luoda työmääräimet. Kohteita ei ole enää tarvetta luoda yksitellen.

Mobiilityömääräimen avulla samalla henkilöstömäärällä pystytään nyt tekemään töitä sujuvammin, kun paperityön tarve on poistunut. Tiimien välinen viestintä on tehostunut ja samalla myös kommunikaatio asiakkaan suuntaan on parempi kuin ennen. Kun tilannenäkymä on kaikille sama ja ajantasainen ja dokumentit ovat tallessa järjestelmässä, voidaan helposti tarkistaa asioita, kuten vanhoja lukemia ilman, että tarvitsee käydä tarkistamassa asioita uudelleen.

Tampereen Vesi – Jotta elämä soljuu

Tampereen Vesi Oy on Tampereen kaupungin omistama vesihuoltoyhtiö, joka vastaa luotettavan ja laadukkaan vedenjakelun sekä jäteveden käsittelyn tarjoamisesta alueen asukkaille ja yrityksille. Yhtiö on sitoutunut kestävään kehitykseen ja ympäristöystävällisiin ratkaisuihin varmistaakseen puhtaan veden saatavuuden myös tuleville sukupolville. Tampereen Vesi panostaa moderniin teknologiaan ja tehokkaaseen toimintamalliin, joka mahdollistaa korkeatasoisen palvelun ympäristövaikutuksia minimoiden. Yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan ja tekee yhteistyötä niin paikallisten asukkaiden kuin yritysten kanssa.

Solteq Utilities

Solteq on pohjoismainen ohjelmistoratkaisu- ja asiantuntijapalvelujen tarjoaja. Solteq Utilities -liiketoimintamme keskittyy erityisesti energia- ja vesitoimialojen tarpeisiin, tuoden tehokkaita ja kestäviä ratkaisuja, jotka tukevat asiakasyrityksiämme digitalisaatiossa ja vihreässä siirtymässä. Yhdistämällä teknologian ja asiantuntemuksen autamme asiakkaitamme optimoimaan operatiivista tehokkuutta, parantamaan asiakaskokemusta ja saavuttamaan kestävän kehityksen tavoitteet. "Olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Tampereen Veden kanssa", kertoo asiakkuuspäällikkö Jari Yli-Koivisto. "Yhdessä kehitetty mobiilityömääräin on erinomainen esimerkki siitä, miten digitaalisten työkalujen avulla voidaan parantaa prosesseja ja lisätä tehokkuutta vesihuoltoalalla."