Tillbaka
Blogg
Våra kontorsskåp svämmar över av kontorsartiklar som tagits ur bruk. Själv lade jag dit en söndrig mus och ett haltande tangentbord. Samma undermedvetna ”kanske man ännu kan behöva den här” -känsla besvärar oss också i den digitala världen.
Förutom fysiska ting går tiden även förbi informationssystemen. Enskilda rapporter, instrumentpaneler eller ens rapportplattformer utgör inga undantag i den här frågan.
När man tar i bruk en ny lösning är det vanligt att man tänker låta den gamla strukturen finnas kvar vid sidan av den nya. Det resurstärande systemets sista stund blir till veckor, månader och till slut år. Ifall någon kommer att behöva någon information framöver.
Hamna inte i det potentiella syftets fälla
Det är inte svårt att som åtgärd stänga en rapporteringstjänst, server eller till exempel en databas. Ändå kan de avgörande strategiska manövrerna förbli ogjorda. Det är inte helt lätt att ta reda på om systemet till exempel har något okänt användningsområde.
När ett nytt system tas i bruk lyfts såna här frågor fram. Tog alla det nya systemet i bruk eller kom de bara för att prova? Använder man alla nya rapporter eller bara en del? När, vem och hur ofta? Med vilken enhet?
Utan svar är det svårt att hantera såväl gammalt som nytt. Som tur producerar många system nödvändig transaktionsinformation till loggfiler och databaser. Det skulle ändå kräva ett eget litet rapporteringsprojekt för att få fram dem, något man i alla fall inte gärna gör med den gamla lösningen.
Vad gör man då? Kastar slant om lösningens öde – eller kan man göra beslutet på ett annat sätt?
Power BI ger de svar du behöver
Istället för att basera beslut om rapporteringens livscykel på minnen, gissningar och onödig beredskap kan man basera besluten på fakta. Det lönar sig. Här hjälper de mest avancerade rapporterings- och analyseringstjänsterna.
PowerBI.com-tjänstens standardlösning erbjuder en vy för förbrukningsstatistik över enskilda datamodeller, instrumentpaneler och rapporter. Rapportering av användningsdata från de tre senaste månaderna finns som inbyggd egenskap i systemet. Den får du lätt till ditt förfogande med bara några klick.
Vid behov kan lösningen ännu skräddarsys. Genom att använda en färdig mall och olika visualiseringar får du i en handvändning en rapport över användningsdata som passar ditt eget behov. Standardrapporten kan sparas som kopia på arbetsytan och i redigeringsläget finns då en färdig datamodell med användningsdata. Genom att ta bort DashboardGuid-begränsningen från rapportnivån får du information som gäller hela arbetsytan i samma rapport.
Enligt min egen erfarenhet är det sällan man med fingertoppskänsla kan avgöra mängden användare av ett installerat system. Rapporternas höga mobilanvändning även i dessa kom som en liten överraskning för mig. I verksamheten, som baserar sig på data från BI-tjänsten, kan man även schemalägga ett serviceavbrott till en riktigt lugn tidpunkt. Jag märker också under installationsfasen om någon i testgruppen förirrats att ännu använda testversionen när produktionsversionen har lanserats.
Med hjälp av BI-tjänsten hålls läget under kontroll och den digitala miljön fri från onödigt skräp. Men hur blir det med det där kontorsskåpet?
Vad jag kan minnas har jag aldrig under min karriär varit i en situation, där jag skulle ha längtat efter strejkande arbetsredskap. Den rätta platsen för söndriga IT-verktyg är nog elektroniksoporna. Förvara inte skräp i skåpet, utan satsa på fungerande nya lösningar.