Tekoälyn käyttö teknisessä dokumentoinnissa

Osallistuin  NORDIC TechKomm: The Conference on User Experience and Technical Communication -konferenssiin, joka järjestettiin  6.-7. maaliskuuta 2024 keväisen aurinkoisessa mutta kolean tuulisessa Tukholmassa. Kahden päivän aikana käsiteltiin runsaasti eri aihealueita, kuten analytiikan käyttämistä teknisen dokumentaation hyötyjen mittaamisessa, omien kuvakkeiden ja muiden visuaalisten elementtien suunnittelemista, sekä erilaisia taktiikoita kielellisten ongelmien selättämiseen.

Itseäni kiinnostavimmat esitykset ja keskustelut pyörivät kuitenkin erityisesti ajankohtaisen ja samalla sangen kiistanalaisen aiheen eli tekoälyn hyödyntämisen ympärillä. Alla joitakin konferenssin herättämiä ajatuksia aiheesta ja pohdintoja niiden soveltamisesta omaan työhöni Solteqilla.

Tulevaisuus on täällä

Joitakin alueita, joissa näen mahdollisuuksia hyödyntää tekoälyä Solteqin dokumentoinnissa, ovat esimerkiksi dokumenttien tiivistelmät, automaattikääntäminen sekä keskustelubottien vastaukset, joiden avulla olisi mahdollista toteuttaa yhä joustavampia, personoidumpia ja nopeampia ratkaisuja Solteq Tekso ja Solteq Commerce Cloud -asiakkaillemme. Tässä yhteydessä tahtoisin muistuttaa, että kaikki palaute dokumentaatioomme liittyen on aina tervetullutta – liittyi se sitten nykyisiin dokumentteihin tai siihen, millaista dokumentaation toivottaisiin olevan tulevaisuudessa.

Mahdollisuuksia tekoälyn käyttöön dokumentaatiotyössä syntyy koko ajan lisää, mutta ennen kuin tekoälyä aletaan hyödyntää käytännössä, tulisi myös pohtia ja analysoida riittävän syvällisesti mitä ihmisten osaamista tekoälyllä kannattaa avittaa tai korvata teknisen viestinnän prosesseissa. Tekoälyn hyödyntämisen laajuutta määrittää myös se, mikä on haluttu lopputulema; mitä viimeistellympi informaatiotuotteen pitää olla, sitä haastavampaa sitä voi olla tuottaa tekoälyn avulla.

Tekoäly mukana vaiheesta toiseen

Konferenssissa kuultujen puheenvuorojen perusteella tekoälyä on mahdollista hyödyntää dokumentoinnin elinkaaren kaikissa vaiheissa, olipa kyse sitten suunnittelusta, sisällön luomisesta, laadunvarmistuksesta, julkaisemisesta ja/tai käyttäjien tukemisesta. Tämä edellyttää kuitenkin sen miettimistä, mikä on tekoälyn hyödyntämisen tavoiteltu lopputulos kussakin vaiheessa: onko tavoitteena säästää aikaa ja resursseja, tehdä joistakin prosesseista automaattisia, lisätä asiakastyytyväisyyttä... vai kenties kaikkia edellä mainittuja? Yksi tärkeä huomioon otettava seikka on myös se, että tekoälyä voidaan alkaa hyödyntämään eri prosessin vaiheissa asteittain, jotta sen hyödyllisyyttä voidaan välillä arvioida, ja metodeja on tällöin myös mahdollista muokata; kaikkea ei tarvitse muuttaa kerralla.

Omassa työssäni arvioin parhaillaan niitä tärkeimpiä kohteita, joissa tekoälyä voitaisiin hyödyntää teknisen dokumentoinnin prosesseissa ja kokeilen eri vaihtoehtoja. Tämä ei ole millään muotoa kovin yksinkertainen toimenpide, sillä se edellyttää tiedon tuottamisen ja ylläpidon jokaisen vaiheen kokonaisvaltaista analysointia. Kokemusteni perusteella tulokset esimerkiksi koneavusteisen kääntämisen käytöstä ovat olleet erittäin hyviä joissakin työtehtävissä,  kuten vaatimusmäärittelyjen ja sopimusmallien kääntämisessä  eli sellaisten tekstien kohdalla, joiden muoto ja kieli ovat hyvin vakiomuotoisia. Joidenkin muiden tekstilajien kohdalla lopputulokset eivät ole olleet niin onnistuneita  johtuen esimerkiksi sähköiseen kaupankäyntiin liittyvissä asioissa käytetyn, hyvin erikoistuneen sanaston vuoksi. Olen kuitenkin edelleen hyvinkin optimistinen sen suhteen, että tekoälyä on tulevaisuudessa mahdollista käyttää useissa eri dokumentaatiotyön vaiheissa ja jatkan par'aikaa nykyisten prosessiemme analysointia nykyaikaisten ja käyttäjäystävällisten ratkaisujen löytämiseksi.

Laatu ratkaisee

Koska tekoäly hyödyntää jo valmiiksi olemassa olevaa informaatiota sisällön tuottamiseen, tuon informaation on oltava laadullisesti riittävän kypsää, jotta sitä voidaan järkevästi hyödyntää. Tämä tarkoittaa, että tekninen tieto on jäsenneltävä ja muotoiltava riittävän tekoäly-ystävälliseksi. Eräs mielenkiintoinen kysymys on, pitäisikö tekoälyn tuottama sisältö merkitä tekstissä sellaiseksi, koska kyseiset tekstit eivät välttämättä käy läpi samoja laadunvarmistusprosesseja kuin ihmisen tuottama sisältö.

Oman näkemykseni mukaan olemme Solteqissa nyt saavuttamassa teknisen valmiuden hyödyntää tekoälyteknologiaa yhä enemmän dokumentointityössä, mikä tarkoittaa, että dokumentaatio on yleisesti ottaen riittävän hyvin organisoitua ja riittävän laadukasta tekoälytyökalujen käyttöä varten (ks. esimerkit nykyisistä online-ohjeistamme Solteq Commerce Cloud -manuaali ja Solteq Teksolle -manuaali).

Lisäksi työkalut, joita käytämme tällä hetkellä sekä sisäiseen että asiakasdokumentointiin (Atlassian Confluence, Jira ja näiden erilaiset lisäosat) on helppo integroida erilaisiin järjestelmiin, joissa hyödynnetään tekoälyteknologiaa tietoturvallisesti ja joustavasti.

Jos haluat jatkaa keskustelua aiheen tiimoilta tai kysyä lisää, ole yhteydessä!