Pilvipohjainen kassajärjestelmä paikkariippumattomaan käyttöön

Liiketoimintaan sulavasti integroituva moderni kassajärjestelmä siivittää Tampere-talon toimintaa

Tampere-talo Oy on vuonna 1987 perustettu ohjelmistoltaan, tapahtumiltaan ja kävijämäärältään Suomen suurin ja monipuolisin kulttuuri- ja kongressikeskus ja tapahtumayhtiö. Vuoden 2023 alussa Tampere-talossa käynnistettiin kassajärjestelmän uudistusprojekti osana laajempaa tietojärjestelmien uudistushanketta.

Kassajärjestelmähankkeen lähtökohdat

Lähtökohtana Tampere-talon kassajärjestelmähankkeelle oli talossa käynnissä ollut laajamittaisempi it-uudistusprojekti. Sen puitteissa etsittiin parhaita kokonaisratkaisuja tukemaan talon monipuolista liiketoimintaa, joka kattoi kaiken aina tapahtumien lipunmyynnistä ravintolatoimintaan ja kaikkea siltä väliltä. Hanke oli koko talolle strategisesti erittäin tärkeä.

Tampere-talossa käytössä ollut vanha kassajärjestelmä ei enää vastannut liiketoiminnan muuttuneita tarpeita. Ulkoisesti sen puutteet vaikuttivat kykyyn palvella asiakkaita vaadittavalla tasolla ja sitä kautta asiakastyytyväisyyteen. Talon sisällä työn tehokkuus ja tuottavuus kärsi, sillä asioita tehtiin paljon manuaalisesti ja muutoksia jouduttiin pyytämään toimittajalta, sillä niitä ei ollut mahdollista tehdä itse järjestelmään.

Näistä lähtökohdista kassajärjestelmän uudistusprojektille annettiin tavoitteeksi yleisesti työn ja kassaliikenteen tehostaminen automatisoinnin avulla.

Lisäksi hankkeessa oli myös muita vaikuttavia tekijöitä, kuten esimerkiksi Tampere-talon hallussa pitämä Joutsenmerkki, minkä johdosta tavoiteltiin kasvua digitalisaatioasteessa. Samoin projektiin vaikutti myös olennaisesti se, että kassajärjestelmän oli toimittava myös talon ulkopuolisissa tapahtumissa.

Asiakas tilaa ruokaa Tampere-talon ruuanmyyntipisteellä,.

Kassajärjestelmäprojektin tavoitteet

Kassajärjestelmäprojektille asetetut tavoitteet:

It-alustojen yksinkertaistaminen ja mahdollisuus laajemmin operoida omia järjestelmiä
Mahdollisuus käyttää kassajärjestelmää paikkariippumattomasti
Toiminnan selkeyttäminen
Ajantasainen ja läpinäkyvä raportointi helposti saatavilla
Manuaalityön vähentäminen ja siitä johtuvien inhimillisten erheiden karsiminen minimiin (tiedon oikeellisuus)
Integraatiot ja tietojen liikkuminen järjestelmien välillä sujuvaksi
Työn tuottavuuden kasvattaminen
Taloudellisen liiketoiminnan varmistaminen, kustannustehokkuus

Solteq Commerce Cloud -kassajärjestelmä ja uudet kassalaitteet siivittämään tuottavuuden kasvua

Tampere-talo valitsi kassajärjestelmätoimittajakseen Solteqin. Solteq Commerce Cloud -kassajärjestelmä vastasi Tampere-talon vaatimuksiin kaikilta osin.

Projekti alkoi Tampere-talon eri liiketoimintaprosessien kartoituksella ja huolellisella läpikäynnillä. Niitä verrattiin Solteq Commerce Cloud -kassajärjestelmän toiminnallisuuksiin. Osittain prosesseja muokattiin toimivammiksi, jotta saatiin tehostettua työn tekemistä entisestään.

Integraatiot merkittävässä osassa toteutusta

Integraatiot näyttelivät tärkeää osaa projektin toteutuksessa. Tampere-talon käytössä oleva Procountor-kirjanpitojärjestelmä integroitiin kassajärjestelmään, kuten myös käytössä olleet raportoinnin järjestelmät.

Kaikkein tärkeimpänä osa-alueena kassajärjestelmään integroitiin myös Lippu.fin lipunmyyntijärjestelmä, jolle tätä nykyä löytyy vakiorajapinta Solteq Commerce Cloudista. Lipunmyyntijärjestelmässä tuotteiden määrä on iso ja se sisältää useita erilaisia tuotevariantteja ja alennustyyppejä. Siirtyvän datan määrä on suuri ja se on saatava siirtymään tarkasti ilman viivettä järjestelmästä toiseen. Kaikesta tästä johtuen myös testaus vaati paljon aikaa ja huolellisuutta. Myös ulkoiset tekijät, kuten kevääseen ajoittunut Tampere-talon kiiresesonki lipunmyyntipiikkeineen ja Tampere Filharmonia -kausikorttimyynteineen vaikuttivat projektin etenemiseen.

Hanna Struppe, Inhouse-lipunmyyntijärjestelmän tuotepäällikkö Lippu.filtä, kuvaa toteutettua lipunmyyntijärjestelmän integraatiota näin: ” Halutut liput voidaan kätevästi valita lipunmyyntijärjestelmässä, ja tieto siirtyy suoraan kassajärjestelmään. Tässä säästyy lipunmyynnissä aikaa ja virheiden mahdollisuus pienenee. Uskomme, että moni muukin tapahtumajärjestäjä hyötyy integraatiosta.”

”Tampere-talon kanssa meillä on ollut ilo työskennellä jo vuosien ajan. Solteq oli yhteistyökumppanina meille uusi tuttavuus, ja olimme iloisesti yllättyneitä projektin jouhevuudesta. Solteq piti kokonaisuutta hyvin hallussaan ja sai hyvin kiinni lipunmyyntialan lainalaisuuksista”, Struppe täydentää.

Modernit kassalaitteet käyttöön maksupisteille

Samalla kun kassaohjelmisto uusittiin, Tampere-talo vaihtoi myös kassalaitteistonsa ja talossa otettiin käyttöön modernit kassalaitteet oheislaitteineen. Kaiken kaikkiaan Tampere-talossa operoidaan kolmenlaisten laitteistojen avulla: käytössä ovat standardimaksupäätteet, tablettikassat (mahdollistavat talon ulkopuolella operoinnin) ja mobiilikassat (aulapalvelut, ravintolapalvelut ja talon ulkopuolinen operointi). Tätä nykyä järjestelmä uusine laitteineen siis mahdollistaa työn tekemisen lokaatioriippumattomasti.

Henkilökunta aidosti mukana muutoksessa

Kaiken kaikkiaan projekti kesti viisi kuukautta. Tampere-talon henkilökunta oli aidosti sitoutunutta ja halu kehittää asioita ja vaikuttaa omaan työn sujuvuuteen on suuri. Vastuut ja tehtävät oli projektissa selkeästi jaettu ja kukin osapuoli, niin Tampere-talon oma henkilökunta, kuin ulkoiset toimittajatkin huolehtivat kaikki asioiden eteenpäinviemisestä sujuvasti omien vastuualueidensa ja yhteisen aikataulun mukaisesti.

Tampere-talossa järjestettävä konsertti, jossa bändi soittaa lavalla ja konserttivieras muodostaa sormillaan sydämen ja näyttää sitä lavalle.

Miten onnistuimme tavoitteisiin nähden?

✔ Paikkariippumaton myynti: kassajärjestelmä moderneine laitteineen mahdollistaa paikkariippumattoman myynnin. Erityisesti ravintolan puolella on saavutettu isoja etuja uusien laitteiden myötä.

✔ Digitalisaatioasteen nostaminen: Hankkeen lopputuloksena Tampere-talon digitalisaatiotavoite täyttyi ja päästiin likimain paperittomaan toimintaan.

✔ Tuottavuuden kasvu: Töitä saatiin isolta osin tehostettua ja prosesseja selkeytettyä.

✔ Tiedon oikeellisuus ja raportoinnin selkeyttäminen: Reaaliaikainen, oikea tieto on helposti saatavilla. Pääsy kaikkeen tietoon on yhdestä paikasta.

✔ It-järjestelmien hallinta enemmän omiin käsiin: Nykyään hallinta on enemmän Tampere-talon omissa käsissä; voidaan tehdä itse asioita, joita aiemmin piti tilata toimittajalta.

✔ Lipunmyynti: Kaikki aiemmin käytössä olleet toiminnot saatiin rakennettua myös uuteen kassajärjestelmään. Raportointi selkeytyi.

Kaiken kaikkiaan liiketoiminnan kassajärjestelmähankkeelle asettamat tavoitteet on saavutettu ja järjestelmä on käyttöönotettu sujuvasti. Seuraavassa vaiheessa lähdetään toteuttamaan jatkokehitystä. Roadmapilla on myös lisää integroitavia järjestelmiä, sillä tulevaisuudessa myös Tampere-talon toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on tarkoitus integroida kokonaisuuteen. Myös laskutuksen automatisointia on tarkoitus lähteä kehittämään tulevaisuudessa.

”Kokonaisuutena projekti onnistui erinomaisesti. Kolmikantayhteistyö (Tampere-talo – Solteq – Lippu.fi) sujui jouhevasti ja projektia vietiin eteenpäin yhteen hiileen puhaltaen. Kaikki osapuolet hoitivat omat vastuualueensa kiitettävästi. Olemme erittäin tyytyväisiä projektin lopputulemaan ja yhteistyö tulee jatkumaan tiiviinä.”

Jenni Palovaara, talousasiantuntija, Tampere-talo Oy
Marko Heikkilä, järjestelmäasiantuntija, Tampere-talo Oy

Tampere-talo: Suomen monipuolisin kulttuuri- ja kongressikeskus

Tampere-talo Oy on perustettu 1987, ja sen ovet avattiin yleisölle ensimmäistä kertaa vuonna 1990. Tampere-talo on Tampereen kaupungin omistama osakeyhtiö. Tampere-talo on ohjelmistoltaan, tapahtumiltaan ja kävijämäärältään Suomen suurin ja monipuolisin kulttuuri- ja kongressikeskus ja tapahtumayhtiö. Sen visiona on olla Suomen arvostetuin tapahtuma-alan brändi.

Sivun kuvat: Tampere-talo